Inventory: Stock-taking, Records og Forms Used (With Specimen)

Inventory: Stock-Taking, Records og Forms Used (With Specimen)!

Perpetual Inventory:

CIMA definerer evigvarende beholdning som "Et system av poster som opprettholdes av den kontrollerende avdelingen, som reflekterer den fysiske bevegelsen av lager og deres nåværende balanse." Det betyr et system av poster - et system hvor det foreligger kontinuerlig informasjon om tilgjengelighet av materiale og butikker kjent som evigvarende inventar. Det innebærer fastslå balanse etter hver kvittering og utstedes via bin-kort eller butikkbokser.

Kontinuerlig aksjeeiendom:

Det er viktig å bevise nøyaktighet av evigvarende beholdning, at det skal være kontinuerlig aksjeopptak. Normalt er fysisk lagring gjort en gang i året eller en gang om seks måneder. Den faktiske mengden av hvert element er oppført og sammenlignet med bokstallene. Hvis ingen feil eller bortkastelse eller tyveri har funnet sted, skal boksbilledet (som vist på Bin-kortet eller butikkboksen) være i samsvar med den faktiske fysiske aksjen.

Hvis det er uenighet, bør det være i stand til en forklaring. Men siden dette innebærer å gå gjennom hele året, og prøver å huske hva som skjedde gjennom året, kan ikke uenigheten forklares, og bokstallene må justeres.

Den løpende aksjeopptaket fjerner denne ulempen. Under dette systemet tas opp femten eller tyve varelager hver dag av Bin-kortet eller butikkboksen. Hvis det er uenighet, forklares uoverensstemmelsen der og da. Fordi antall kvitteringer eller problemer ikke ville være store, ville årsaken til uoverensstemmelsen være kjent og fjernet.

Neste dag blir de neste 15 eller 20 elementene tatt opp og deres fysiske lager og boklager sammenlignet. På denne måten blir alle elementene sjekket tre eller fire ganger i året i stedet for bare en gang under den årlige aksjeposten. Ved siden av å sikre at den faktiske aksjen og boken aksepterer hele tiden, gjør systemet lageret rundt butikkene sine og observere lekkasje, bortkastet eller pilferage som kan oppstå slik at alle slike tap kan kontrolleres umiddelbart.

Systemet eliminerer behovet for årlig opptak og forstyrrelse av det vanlige arbeidet. Aksjeblad kan skrives ut fra butikkboksen, ved å vite at det ikke er uoverensstemmelse mellom den faktiske og boken aksjen. Delårsregnskap er mulig, og sluttregnskapet kan være klart raskt.

For å lette kontrollen og det generelle lagerarbeidet, bør de originale pakkene holdes intakt og angi mengden i hver pakke. Verifikatoren vil da bli pålagt å telle eller veie kun den løse mengden. Hvis den daglige sjekken utføres av en annen enn lagerholderen eller hans underordnede, vil det gi en utmerket kontroll på oppdragsgiverens aktiviteter.

Noen få ting skal velges tilfeldig (i tillegg til de vanlige elementene) for å gi et overraskende element. Denne kontrollen av en "outsider" burde ikke være vanskelig med tanke på det faktum at nummeret på esken er notert på Bin-kortet eller butikkboksen. Man kan gå til den respektive bin og telle eller måle eller veie artikkelen som ligger der, og sammenligne resultatet med bokfiguren.

Rekorden:

The Stores Ledger:

I en rettferdig størrelse fabrikk ville det være nødvendig å ha kontinuerlig informasjon om verdiene av materialer og butikker kjøpt, utstedt og fortsatt i balanse. For dette formål er det nødvendig å opprettholde en konto for hvert element både med hensyn til mengde og kvantitet. Kontoer av billige materialer kan ikke opprettholdes. Beløpet som brukes på sine kjøp, kan bli belastet fabrikkutgifter straks.

Kontoens form er gitt nedenfor:

Oppføringer i Stores Ledger er i utgangspunktet gjort på samme måte som i Bin Cards. Den eneste forskjellen er at det også må inngås mengder involvert i Butikk Ledger. Vedlikehold av butikkboksen, slik at informasjon om balanse i hånden og verdien av en slik balanse alltid er tilgjengelig, kalles det evigvarende beholdningssystemet. (Det kan ikke sies å være komplett uten kontinuerlig lageropptak).

Denne oppgaven skal overlates til en separat kontorist, og det ville ikke være riktig å enten overdrage oppdragsgiveren seg selv eller å gjøre kontoristen underordnet ham. Den Lagrede Ledger Clerk skal jobbe i Costing Office. Det har allerede blitt påpekt at inngangen i Stores Ledger med hensyn til kvitteringer er gjort på grunnlag av butikkens mottatte notat. Når det gjelder problemer, vil innføringen bli gjort på grunnlag av Rekvisisjonsslipp som nevner det utstedte antallet.

Det er Stores Ledger Clerk som vil åpne storboken på riktig side, finne ut av satsen og foreta beregningen. Det således beregnede beløpet vil bli oppgitt på Rekvisisjonsslip og også i utgavekolonnen i Stores Ledger.

Skjemaer som skal brukes i beholdning:

De viktigste formene som brukes i lageropptak er følgende:

(i) Inventory Tags:

Inventory tags er slips som har to deler viser-Tag nummer, Material symbol, Mengde etter at beholdningen er tatt, mengdenhet. Den nedre delen viser også samme informasjon. Øvre og nedre delene er perforert. Den øvre delen er festet til butikkene og den nedre delen er revet av og holdt for lagerbekreftelsen.

Hvis noen Bin ikke inneholder Tag, indikerer den at varen fortsatt skal verifiseres. Etter riktig bekreftelse er de nedre delene av etiketter regnskapsført for beregning av lager. Hvis det senere blir funnet at den fysiske balansen og bokbalansen ikke er i samsvar, gjør disse øvre delene i skuffene muligheten til å omtale eller rechecking.

(2) Lagerark:

Et Inventory Sheet er en liste over materialer som dekkes av Inventory Tags, med Inventory Balance og Stores Ledger Balance registrert side om side for å vise uoverensstemmelse mellom dem. Følgende er et format for Inventory Sheet.

Etter ferdigstillelse av lagerbekreftelse, sendes dette arket til butikk dep't. for å gjøre nødvendige oppføringer. Hvis det er uoverensstemmelser, er det nødvendig med undersøkelser for å fastslå årsaker til uoverensstemmelser og også å innføre tiltak for å unngå og kontrollere avvik.