Møteregler: Regler angående møter i et selskap

Denne artikkelen kaster lys over de to reglene om selskapets møte. Typer er: 1. Om medlemsmøter 2. Om styremøter.

Regel # 1. Når det gjelder medlemsmøter:

(1) En melding som inneholder alle detaljer og signert av en person som har fullmakt til å undertegne som styrets leder, styremedlem eller sekretær, må sendes til hvert medlem (eller hans juridiske representant) av selskapet ved hans omkodede adresse.

Det er vanligvis signert av sekretæren, hvis noen. I tillegg publiseres et varsel av store offentlige selskaper i aviser under rubrikkannonseskolonnen med overskriften "Selskapsmeddelelser". En kopi av varsel må også sendes til selskapets døde revisor.

(2) Innkallingen skal sendes minst en og en dag før møtet. Mens du teller datoer, er datoen for innkallingen og datoen for møtet utelukket. Loven bestemmer at enhver varsel eller dokument som sendes til et medlem, trer i kraft etter førti og åtti timer.

Denne faktoren må også tas i betraktning. Derfor, hvis den første dagen i en måned er utstedt, vil den tidligste datoen for møtet være den tjuefire av den måneden.

Loven gir kortere varsel på følgende måte:

(a) Ved generalforsamling, dersom alle medlemmene er enige og

b) I tilfelle et annet møte dersom medlemmer som eier 95% av aksjene, i tilfelle et selskap har aksjekapital eller eier 95% av stemmerett, i tilfelle et selskap ikke har aksjekapital, er det enighet.

(3) Innkallingen må inneholde dato, tidspunkt, sted og dagsorden for møtet. Innkallingen skal sendes med vanlig post. En postering av innlegg skal fortrinnsvis gjøres i Despatch Register. Hvis et medlem ønsker at varselet skal sendes til ham med anbefalte innlegg, må han på forhånd sette inn for mye porto penger til selskapet. Hvis du ved et uhell oppdager, ikke sendes til et medlem som ikke gjør møtet ugyldig.

(4) Sammen med varselet skal også andre materialer sendes. For eksempel- (a) I tilfelle av generalforsamling en kopi av styrets beretning (eller årsrapport), en kopi av det reviderte sluttkontoer, fullmaktsskjema, hvis noe etc. (b) i tilfelle av lovfestende møte, en kopi av den lovpligtige rapporten, en kopi av reviderte, oppdaterte kontoer, etc.

(5) Stedet for møtet skal være selskapets firma eller på et hvilket som helst annet sted i byen eller by eller by hvor firmaets hjemsted ligger. (Loven gir unntak fra staten til noen spesielle selskaper.)

(6) Møtet kan ikke holdes på en høytidsferie. I følge sek. 2 (38) i selskapsloven, for helligdager, sek. 25 av lov om forhandlingsinstrumenter av 1881 skal gjelde. Men, dersom en dato som allerede er fastlagt og varslet, erklæres senere av regjeringen for å være en høytidsferie (i henhold til § 25 i lov om forhandlingsinstrumenter), kan møtet avholdes på den aktuelle dato.

(7) Møtet skal avholdes innen kontorstid. (Det er ingen spesifikk bar for å holde en ekstraordinær generalforsamling på en høytidsdag og utenom kontortid).

(8) Kvorum for medlemsmøte skal være: (a) Som nevnt i vedtektene til det berørte selskap, (b) Dersom ingenting er nevnt i artiklene, da (i) i tilfelle et privat selskap, medlemmer og (ii) i tilfelle av et offentlig selskap, fem medlemmer som er til stede personlig, skal gjøre quorum.

(9) Loven spesifiserer de saker som skal inkluderes på dagsordenen til en ordinær generalforsamling. Eventuelt annet element kan skrives under overskriften 'Spesialvirksomhet' og forklarende merknader, som begrunner inkluderingen, må legges til.

(10) Møtet skal gjennomføres av formann (vanligvis styrets leder) i henhold til bestemmelsene i selskapets vedtekter og underlagt lovens bestemmelser om møter.

(11) Stemme på møtet skal vanligvis være ved håndsvisning, med mindre meningsmåling er påkrevd.

(12) Etter at møtet er over, må minutter utarbeides av sekretæren og få dem undertegnet av formannen. Kopier av enkelte vedtak må innleveres hos Registrar of Companies.

Sekretæren til et selskap har ansvaret for å se at alle ovennevnte regler er strengt observert. Enhver standard kan føre til at møtet blir ugyldig. Sek. 53 og 165 til 197 er ment for regler for medlemsmøter. En privat Co kan endre reglene med unntak av antall quorum.

Regel nr. 2. Når det gjelder styremøter:

(1) En melding i riktig form for hvert møte i styret skal gis skriftlig til hver direktør på sin vanlige adresse. Hvis det er noen utenlandsk regissør, må det bli gitt ham også når han er i India. Innkallingen kan undertegnes av en hvilken som helst regissør. Sekretæren er ofte autorisert til å signere innkallingen.

(2) Meldingen kan sendes pr. Post eller av budbringer. Noen ganger blir varsel sendt over telefon dersom alle styremedlemmer er enige. Ingen varsel er nødvendig når en oppløsning vedtas av sirkulasjon. På et møte kan styremedlemmene bestemme hva som skal være datoen for neste møte, og i så fall må det ikke sendes varsel.

(3) En melding skal ledsages av alle relevante dokumenter og dokumenter som må vurderes på møtet.

(4) Loven gir ikke noe bestemt antall dager før datoen for møtet som en melding skal sendes til. Vanligvis sendes varselet minst syv dager før møtet. Vedtektene til et selskap kan gi perioden eller styremedlemmene selv kan bestemme det ved første møte.

(5) Loven gir ingen regler med hensyn til de saker som skal inkluderes på dagsordenen til et styremøte. Eventuelle forhold knyttet til selskapets forhold og innenfor styrets beføjelser til å håndtere, kan inngå.

(6) Kvorum for styremøte skal ifølge loven være en tredjedel eller to avhengig av hvilken som helst større. Når et spørsmål der en direktør er interessert, diskuteres, kan regissøren ikke delta. Hvis vedkommendes utelukkelse faller, er det ingen feil. Men hvis bare en direktør forblir der, kan det ikke være noe møte, og en slik sak henvises til generalforsamlingen til medlemmene.

Vedtektene til et selskap kan fastsette hva som skal dømmes quorum av styremøter eller styremedlemmene selv kan bestemme quorum ved styrets første møte, men under ingen omstendigheter kan quorumet være mindre enn det som loven gir.

(7) En styremedlem utnevnt av styremedlemmene velges på styrets første møte, som gjennomfører styrets møter i henhold til vedtekter i selskapets vedtekter som er underlagt lovens bestemmelser, om styrets møter .

(8) Protokoll for hvert styremøte må utarbeides og bekreftes på neste styrets møte.

(9) Stemmegivning skal foregå ved håndsvisning, hver styremedlem har en stemme uavhengig av antall aksjer han eier.

(10) Loven gir ingen bestemmelse om sted og timer på styremøter. Det er heller ikke nevnt at styremøter ikke kan avholdes på helligdager. Men et møte som automatisk blir avbrutt fordi manglende quorum ikke kan holdes på en høytidsferie.

(11) Ovennevnte regler gjelder også for møter i en komité eller underkomité som består av enkelte styremedlemmer til spesielle formål.