Kontoravdelinger: 3 Hovedklassifisering av kontoravdelinger

Denne artikkelen kaster lys over de tre hovedklassifiseringene av kontoret. Avdelingene er: A. Kontoravdeling B. Andre avdelinger C. Spesialavdelinger.

A. Kontoravdelinger:

(1) Kontantavdeling:

Uansett hva organisasjonens art og størrelse har, skal det være kontanteravdeling på kontoret. Kontanter (enten i form av likvide midler eller omsettelige instrumenter) må mottas og betales. Kvitteringer eller inntekter skal komme i form av salg, serviceavgifter, abonnement, investering, lån, donasjon, leie, renter mv. Avhengig av transaksjonens art.

Betalinger eller utgifter skal gjøres for kjøp, for tilbakebetaling av lån, betaling for tjenester, leie, renter mv. For lønn, lønn, pensjon, drikkepenger mv. Det skal være en kasserer med ansvar for avdelingen. I tilfelle av stor bekymring er det en Head Cashier assistert av andre kasserere.

Det skal være godt sikret teller eller tellere for kvitteringer og betalinger. Det skal være et sterkt rom (når store mengder kontanter håndteres, som i en bank) eller et strykejern eller en kasse hvor kontanter holdes. Kvitteringer utstedes mot innkommende penger og kuponger opprettholdes for utgående kontanter.

Kontantavdelingen må fungere i full koordinering med kontoavdelingen og generelt er Kontantavdelingen underlagt overordnet kontroll av sjefregnskapsføreren eller økonomistyreren. Ulike typer maskiner som et kasseapparat, en myntbytter osv. Brukes i kontanteravdelingen.

I store bekymringer er det en egen seksjon kalt Petty Cash Section, hvor småkasseutgifter som porto, transport, etc. blir gjort og en småkasse holder delen.

(2) Kontoavdeling:

Dette er en viktig avdeling på et kontor som er ment for å forberede og vedlikeholde finansielle poster. Finansregistrene opprettholdes i spesialiserte bøker med opprinnelige og datterselskaper som journal, stor bok, kontantbok, etc.

Etter at bokføring er over regnskapet finner sted, som innebærer analyse av poster og utarbeidelse av kontoer og uttalelser som resultatregnskap, kvitteringer og betalingskonto, balanse mv.

Dette er gjort for å fastslå resultatene av virksomhetene i organisasjonen og å bestemme nettoposisjonen for eiendelene og forpliktelsene til virksomheten ved utgangen av et regnskapsår. Antall bøker som skal opprettholdes, arten og formen for regnskapet og uttalelsene som skal utarbeides, avhenger av organisasjonens art, enten handel eller ikke-handel og ofte regulert av vedtekter.

Projiserte uttalelser er utarbeidet på forhånd i henhold til og til støtte for fremtidige planer. Revisor er generelt ansvarlig for avdelingen.

Kontantavdelingen er virkelig et datterselskap av, eller i det minste må fungere i nær tilknytning til kontoførende. Kontantavdelingen har mekanisk funksjon av kvitteringer og betalinger. Regnskapsavdelingen retter hvilke beløp som skal mottas eller betales.

Regnskapet må revideres eller verifiseres av kvalifiserte menn som kalles revisorer, som en Chartered Accountant eller en Cost Accountant (hvor kostnadskontroll er nødvendig).

Det er noen ganger lovlig å få regnskapet revidert som i tilfelle av et selskap eller en annen registrert enhet. Selv om det er regnskapsavdelingens direkte ansvar å se at regnskapet revideres, men det endelige ansvaret er av sekretæren (på vegne av styret i tilfelle av et selskap).

I en stor bekymring er kontoavdelingen svært stor under finansdirektør eller finansdirektør, og avdelingen består av ulike underavdelinger eller seksjoner under seksjonshoder. Det kan kalles kontoavdeling med ulike avdelinger.

For eksempel:

(a) En egen seksjon (avdeling) for å forberede og vedlikeholde kontoer,

(b) En egen seksjon for kostnadsberegning,

(c) En egen seksjon for internrevisjon,

(d) Kontantavdelingen er en egen seksjon,

(e) Det kan være en egen seksjon for lagerstyring,

(f) Det kan være nødvendig med en egen seksjon for å håndtere lønn og alle andre typer personellutbetalinger.

Forskjellige typer maskiner brukes i kontoutstedet, for eksempel beregningsmaskiner, fakturautomat, datamaskin, sjekkskrivemaskin, etc.

(3) Arkiverings- eller registreringsavdeling:

Filing refererer til forberedelse og bevaring av alle typer ikke-finansielle poster. Dette er viktig for alle kontorer. Antallet av filer avhenger av arten og størrelsen på organisasjonen. Filing følger med indeksering, som betyr nummerering av filer basert på klassifisering av dem for referanse og finne ut - plasseringen av filene på kontoret. Det finnes forskjellige systemer og metoder for arkivering og indeksering.

En stor del av kontorarbeidet består av arkivering og indeksering. Hver avdeling krever filer. Arkivering på et kontor kan gjøres sentralt for alle avdelinger eller på en desentral måte separat i separate avdelinger.

Records Room:

Et kontor kan ha et eget rom for poster og en ansvarlig person med ansvar for det. Alle filene, dokumentene, rullene, etc. blir bevart der systematisk som et bibliotek. Enhver person eller avdeling som vil ha en fil, må rekvirere det fra ledninger. The Records Room må være godt sikret.

(4) Korrespondanseavdeling:

Langt den viktigste avdelingen på et kontor er korrespondanseavdelingen som hovedfunksjonen til et kontor kommuniserer. Avdelingen består av steno-maskinskrivere og maskinskrivere samt korrespondentklienter. Bokstavene kan bli diktert i sin helhet av lederne eller kan utarbeides av ekspertkorpsskollegier etter at de har fått retningslinjer fra ledelsen.

Det kan være et typistikkbasseng hvor alle typene sitter sammen eller hver avdeling har sine egne maskinskrivere. Et stort utvalg av maskiner som en skrivemaskin, dupliseringsmaskiner, dicta-telefon etc. blir brukt. En egen del er der for å håndtere posten. Sekretæren har stort ansvar for å føre tilsyn med denne avdelingen. Han må personlig håndtere et stort antall bokstaver.

(5) PR-avdeling:

En stor bekymring opprettholder en egen avdeling for PR med en PR som leder. PRO kan se etter generell publisitet, eller det kan være en egen publicity officer med egen avdeling. En resepsjonist som også håndterer interkommunikasjonssystemet, kan møte de som ringer og sekretæren selv kan gjøre funksjonene til PRO

(6) Butikker Avdeling:

Hvert stort kontor har å opprettholde et eget butikkavdeling for å bevare butikkene. Butikker er av forskjellige typer. For kontoret er det nødvendig med varianter av skjemaer og papirvarer, samt reservedeler til maskiner og annet utstyr) samt beslag (f.eks. Elektriske beslag).

Hvert element må opprettholdes på en klassifisert måte med etiketter og et lagerregister må oppbevares. Noen ganger lagres varer som er kjøpt på fabrikken eller en avdeling (ligger andre steder) midlertidig på kontoret før de sendes. Det er en ansvarlig offiser kalt Butikker-Keeper med ansvar for butikkene.

(7) Juridisk avdeling:

En egen avdeling for å ivareta juridiske forhold kan opprettholdes med en lovansvarlig ansvarlig for det. Eller, sekretæren selv kan passe på juridiske saker.

(8) Kantine og personale Fritid:

Store bekymringer gir ulike typer fasiliteter til personalet. Maten leveres til subsidierte priser fra kontormateriet. Et eget rom kan tildeles for rekreasjonspersonalet som brukes under resesjonstiden eller etter kontorstid. Ulike typer sportsartikler, både innendørs og utendørs, samt bøker og blader er gitt der.

Det kan være et eget medisinsk rom, hvor en medisinsk offiser har faste timer for ansatte. Et eget bibliotek kan være der for personalet.

B. Andre avdelinger:

Alle disse er de vanlige avdelingene for et kontor. Kontorarbeid i sann forstand utføres der. Foruten disse avdelingene er det andre avdelinger for formålet med forretningsfunksjoner som produksjon, markedsføring, personell, kjøp, etc. Det er separate kamre for slike avdelingsledere.

Generelle opptak og regnskapsarbeid utføres i de respektive avdelinger. Slike avdelinger kan ikke være direkte under sekretæren, men han må koordinere funksjonene til alle disse avdelingene. Generelt er direkte kontroll på slike avdelinger i hendene på daglig leder.

(1) Produksjonsavdeling:

I tilfelle en produksjonsproblemer eller en bekymring knyttet til annen form for produksjon enn produksjon (en minedrift eller plantasje eller meieri, etc.) må det være en produksjonsavdeling som har stor betydning. Produksjonslederen, som helst skal ha direkte kunnskap og erfaring i den linjen, har ansvaret for det.

Denne avdelingen må fungere i nært samarbeid med kjøp, markedsføring, økonomi og personellavdelinger. R og D eller Forsknings- og utviklingsavdelingen er også nært knyttet til produksjonsavdelingen.

Det er forskjellige deler som produktdesign og jobbdesigning. Mange aktiviteter i denne avdelingen må kanskje utføres på fabrikken eller produksjonsstedet. Hovedkontoret må opprettholde samordningen. I den forbindelse har sekretæren et stort ansvar.

(2) Markedsavdelingen:

Det er også kjent som salgsavdelingen. Eventuelle profittforetak må markedsføre sine produkter eller tjenester. Suksessen eller fiaskoen i hele bekymringen er avhengig av effektiviteten av denne avdelingen. Denne avdelingen har mange seksjoner som markedsundersøkelser eller markedsundersøkelser, markedsplanlegging, etc.

Markedsføringslederen, som ansvarlig for denne avdelingen, må fungere i nær tilknytning til produksjonsavdelingen.

Et stort antall velutdannede personer, som danner salgsstyrken, arbeider under ham. Markedsføring kan være sentralisert eller desentralisert. Det kan være flere depoter, distribusjonssenter, eget showroom, grener, butikker (som i tilfelle flere butikker), etc. under markedsavdelingen. Det er vanskelig å kontrollere agenter, forhandlere, filialforvaltere etc.

Samordningen og kontrollen opprettholdes fra det sentrale eller hovedkontoret som sekretæren har ansvaret for.

(3) Innkjøpsavdeling:

Innkjøp i en bekymring har hovedsakelig to aspekter:

(a) Innkjøp av varer som organisasjonen behandler eller råvarer, maskiner, maskindeler etc. for produksjonen utført av organisasjonen. Denne delen av innkjøp kan overlades til innkjøpssjef, som skal fungere i nær tilknytning til produksjonsleder.

(b) Kjøper butikkene for å kjøre kontoret. Dette kan være direkte i sekretærens hender. Den tidligere delen av innkjøpene må kanskje gjøres på forskjellige steder eller kilder til materialene. Kontor-enheter må kanskje opprettholdes på disse stedene.

Sekretæren fra hovedkontoret må opprettholde kontroll over slike enheter. Innkjøp av råvarer, etc. som kreves for produksjon, gjøres ofte fra fabrikken og en kjøpsavdeling er vedlagt det. Innkjøp kan derfor være sentralisert eller desentralisert.

(4) Personaleavdeling:

Sysselsetting må gis til folk for å utføre en organisasjons virksomhet. Alle menneskene som arbeider i en organisasjon er kollektivt kjent som personell. Ettersom menneskelige elementer er viktigere enn materielle elementer, må en egen avdeling kalt Personaleavdelingen opprettholdes. Kontoret selv krever rekruttering av ansatte.

Personaleavdelingen under ledelse av en utdannet personellforvalter er ment for å ta vare på alle varianter av ansatte. Sekretæren har ansvar for rekruttering av kontorspersonalet. Han kan bli assistert av Personaleansvarlig. Sekretæren kan være direkte ansvarlig for denne avdelingen.

C. Spesialavdelinger:

En stor eller en utviklende organisasjon opprettholder ofte noen spesielle avdelinger for bedre kontroll og forbedring av kontoret. De er:

(1) O. & M. Department:

Denne avdelingen er satt opp for å utføre forskning i kontorprosedyre og metoder og foreslå forbedringer.

(2) Inspeksjonsavdeling:

Når antall ansatte er svært store og det er mange enheter, grener eller divisjoner som igjen kan spres på forskjellige steder, etableres en egen avdeling med navnet Inspeksjonsavdeling.

Inspektører eller inspeksjonsgrupper kan sendes til forskjellige steder for å sjekke aktivitetene til de ulike enhetene, filialene eller divisjonene og sende inn rapport til hovedkontoret for å få effektiv kontroll over dem, for å forbedre sine forestillinger og: å ta tiltak av feil og feil.