Kontor fylling: Viktighet og klassifisering

Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Betydningen av arkivering 2. Klassifisering av arkivering.

Betydningen av arkivering:

Filing er en enhet for å arrangere og bevare postene. Det har derfor to forskjellige aspekter - arrangement og bevaring. Alle typer papirer, dokumenter, planer, etc. må oppbevares slik at eventuelle papirer eller dokumenter i fremtiden kan bli funnet som referanse. Arrangering av poster må gjøres effektivt slik at eventuelt papir eller dokument raskt kan plasseres.

Derfor kan ikke papirer og dokumenter skrives inn i filene tilfeldig. Papir og dokumenter må klassifiseres og grupperes og en egen fil er øremerket for hver slik gruppe. Dette kalles klassifisering av filer. En annen fil åpnes for uklassifiserte papirer.

Klassifisering av arkivering:

En klassifisering må ha grunnlag. Det vanligste grunnlaget for klassifisering av papirer og dokumenter er finansperioden. Kontoer må utarbeides for hver finansiell periode som er en kalender eller et annet regnskapsår (f.eks. April til mars).

Til det formål må papirer og dokumenter knyttet til det året grupperes. Men dette er en midlertidig gruppering fordi en organisasjon blir behandlet som en næringsvirksomhet, og den har kontinuitet i eksistens fra fortiden til fremtiden. Et annet vanlig grunnlag for klassifisering er kronologi. Alle papirer og dokumenter er ordnet etter datoer.

Andre typer grunnlag for klassifisering er som følger:

(1) Emneforhold:

Dette er det vanligste og enkle grunnlaget for klassifisering. En egen fil åpnes for hvert emne, enten som tilhører kapital eller inntekt eller lov mv., Gruppe av varer. For eksempel, Land og bygninger, Maskiner, Kapital, Salg, Innkjøp, Leie, Lønn, Skatt, Produktdesign, Forms Design, etc.

Fordeler:

(a) Dette er et enkelt grunnlag,

(b) Filene kan håndteres enkelt,

(c) Egnet når organisasjonen er liten,

(d) Filer kan åpnes på et hvilket som helst antall fag.

ulemper:

(a) Den har mindre fleksibilitet,

(b) Det hjelper ikke - for å fastslå forhandlinger med individuelle parter,

(c) Utarbeidet indeksering og kryssreferanse er nødvendig.

(2) Geografisk eller territoriell:

Når en organisasjon har aktiviteter på ulike områder, har grener i ulike områder eller har samhandling med fester på forskjellige steder, blir en slik klassifisering nødvendig. Etter at papirene er klassifisert områdevis, kan en ytterligere kategorisering gjøres på grunnlag av fagspørsmål.

Fordeler:

(a) Dette er uunnværlig for en stor organisasjon som har spredt virksomhet,

(b) Henvisning er lett når området er kjent.

ulemper:

(a) Det er all mulighet for misskjæring med mindre det er god kunnskap om geografi,

(b) Klassifisering er mer komplisert.

(c) Utarbeidet indeksering og kryssreferanse er nødvendig.

(3) Party-Wise:

En rekke individer eller partier er generelt opptatt av alle typer fag. Det kan være unntak. For eksempel, hvis det bare er et leid kontor og ingen grener, er det bare en utleier som mottar leie.

På den annen side kan det være et stort antall parter som er opptatt av salg eller kjøp. Svært ofte skrives utveksler og annen kommunikasjon blir gjort, regninger kan gå til og komme fra slike partier. Så, et godt antall papirer samler seg om hver fest, og det er et behov for å åpne en egen fil i hans navn. Slike partisloke filer er klassifisert etter navnene på følgende forskjellige måter:

(a) Alfabetisk:

Navnene er ordnet alfabetisk på grunnlag av fornavn eller etternavn. Arrangementet er laget på ordboksmetode som tar hensyn til hvert etterfølgende alfabet. For eksempel-Aa, Aab, Aac ............., Ab, Aba, Abb, Abe ... .. og så videre. Hver slik fil er gitt et nummer og tilsvarende er en indeks utarbeidet.

(b) Numerisk:

Navnene kan ha duplisering, og det er derfor en sjanse for forvirring. Derfor konverteres navnene til noen tall. Det er forskjellige teknikker for å konvertere et navn til tall. Hvert alfabet vil ha et bestemt nummer i henhold til et diagram. Et emne kan også omdannes til et tall.

Vanligvis brukes tre siffer for enkelhets skyld og tilpasningsevne til kortpunching. For eksempel, Salg = 001, Kjøp = 002, Lei = 003. Ytterligere elastisitet kan tilsettes ved å reservere en gruppe tall til et bestemt emne.

For eksempel Salg = 001 til 010, 001 for alle kunder med navn som begynner med A til C, 002 for D til F, og så videre. I biblioteker finner vi hvert fag har sitt eget universelt aksepterte nummer, som 330, 331, etc. brukt til bøker på handel. Enhver bok relatert til handel vil ha et nummer som begynner med 330 eller 331.

Tallet kan være av et stort antall siffer som kan deles inn i deler og hver del har en betydning som angir område, gjenstand, navn på festen etc. Et veldig godt eksempel finner vi i forbruket. Nummer tildelt av Calcutta Electric Supply Corporation Ltd til sine forbrukere eller Kataloktsselskapet til eierne av hus, etc.

PIN-kode som brukes av postavdelingen er et ideelt eksempel. Hvert PIN-kodenummer er selvforklarende. For eksempel betyr 700 026: 7 for Eastern Zone, 0 for West Bengal, 0 for Calcutta og 026 for Kalighat Post Office. Tre siffer er igjen for Post Office Zonal-nummer for å legge til elastisitet.

Fordeler:

(a) Arkivering blir mer nøyaktig. Det er ingen forvirring for identiske navn,

(b) Tallet kan brukes som referansenummer for den filen,

(c) Det er ubegrenset mulighet for ekspansjon (elastisitet),

(d) Tallet er en kode som er selvforklarende,

(e) Forberedelse av indeks er lettere og spesielt for kryssreferanse.

ulemper:

(a) Det er en komplisert metode og ikke lett forståelig av alle,

(b) Papir tilhørende Diverse fil kan ikke ordnes,

(c) Det kan være feil i skriftlige tall som forårsaker forvirring,

(d) Klar referanse for forklaring av koden er nødvendig.

(c) Alfabetisk-Numerisk:

Et kombinert alfabetisk-numerisk system kan følges for enkelhets skyld og ytterligere elastisitet. For eksempel kan det første alfabetet med navnet på emnet eller navnet eller etternavnet til en fest eller navnet på et område bli tatt for enkel forståelse.

Dermed kan en Poddar nummereres som P336. Hvis det er to Poddars, blir deres navn nummerert etter prioritet som-P336.1 og P336.2 eller P336 / 1 og P336 / 2.

La oss ta et uttømmende eksempel for å forklare den fulle anvendelsen av alfabetisk-numerisk metode for klassifisering av fil og tilhørende nummerering av filen som skal brukes som referansenummer. Antar at Sri Poddar er en kunde til hvem det tredje bokstaven er skrevet i dag i 1987, og han tilhører Delhi-området med salg som håndteres av en offiser ved navn N. Ghosh.

Salgsfilen til konsernet har nummer 001 og videre klassifisert til 001 til 010 (se ovenfor). Poddar faller i 009 gruppe. Filene er klassifisert områdevis, og filialen i Delhi er lagt til med alfabetet D eller D001.

Filnummeret til Sri Poddar er D009 / P336. Det tredje brev som ble skrevet til ham i 1987, undertegnet av Sri N. Ghose, vil bære det selvforklarende nummeret som D009 / P336-3 / 87 / NG. Dette er referansenummeret som skal legges på brevet som er skrevet til Sri Poddar.

Alfabetisk-numerisk type klassifisering har de samme fordeler og ulemper som de i den numeriske klassifiseringen. Men det er mer selvforklarende og samtidig litt mer komplisert. Permanent inntektsskatt Filnummer av vurderinger er fastsatt etter en slik metode.

Faktorer for å velge klassifisering:

Det er ulike faktorer som må vurderes før du velger en bestemt type klassifisering.

De er:

(a) Størrelsen på organisasjonen og antall filer. Hvis nummeret er stort, vil den numeriske typen bli valgt.

(b) Personalet som skal håndtere filene. Med mindre personellet ikke er godt trent, vil de enkle typene klassifisering bli foretrukket.

(c) Det er dyrere å opprettholde numerisk klassifiserte filer som riktig utstyr og kortindeksering vil være nødvendig. Organisasjonen må ha råd til det.

Mesterfil:

I noen store organisasjoner opprettholdes en masterfil der en kopi av hvert papir eller dokument relatert til en avdeling er bevart som en omfattende oversikt og for total kontroll. En hovedfil kan opprettholdes på hovedkontoret for alle grenene.