Organiserende fyllingssystemer i et kontor: Topp 2 Metoder

Denne artikkelen kaster lys over de to øverste metodene for å organisere fyllingssystemer i et kontor. Metodene er: 1. Sentralisert arkivering 2. Decentralisert arkivering.

Metode # 1. Sentralisert arkivering:

Under dette systemet hentes alt arkiveringsutstyret på et sentralt sted på kontoret slik at filene fra alle de forskjellige avdelingene kan holdes der. Det er en gruppe medarbeider som kalles arkiveringskonsulentene som gjør jobben under veileder. Generelt er det et eget rom kalt Records Room hvor arkiveringsarbeidet utføres. Alle filene kan holdes under varetekt av kontorleder eller sekretær.

Sentralisert system er også kjent som bibliotekssystemet fordi, som i et bibliotek, er filene sentralt vedlikeholdt på en klassifisert måte. I likhet med bøker er filene kalt nummerert etter at de er klassifisert. Veilederen eller avdelingen i drift fungerer som en bibliotekar. Enhver person som krever en bestemt fil, må produsere en rekvisisjonsliste som angir navn og nummer på filen som kreves.

Den aktuelle filen, hvis ikke ut, er utstedt til ham mot signatur. Et guidekort er umiddelbart plassert på det tomme rommet hvor filen ble holdt, som et signal. En oppføring er laget i et register. En påminnelse kan sendes hvis filen ikke returneres innen rimelig tid eller når det kreves av en annen avdeling eller person. Hele prosedyren er den samme som fulgt i et bibliotek.

For effektiv drift av dette systemet må følgende betingelser være oppfylt:

(a) Antallet filer skal være stort nok,

(b) Filene må være vitenskapelig klassifisert og nummerert,

(c) En riktig indeks av filer må opprettholdes,

(d) Det må være opplært personell å håndtere filene,

e) Organisasjonen skal kunne kjøpe ulike typer arkiveringsutstyr.

Noen ekstra utstyr som sorteringstabell og skuffer, bærbare stiger for å nå høye hyller, etc. kan være nødvendig.

Fordeler:

(a) Det er økonomi fra to sider. Mindre antall arkiveringsutstyr vil gjøre fordi hver avdeling ikke vil ha sitt utstyr separat. Mindre plass vil bli okkupert. Så det er sparing av penger og plass.

(b) Det er en ensartet prosedyre for å arrangere og beholde filer fra alle avdelinger. Slik uniformitet og standardisering bidrar til å utvikle effektivitet i arbeidet.

(c) Det er bedre kontroll på arkiveringssystemet ettersom ansvaret er fastsatt på arkiveringsavdelingen og det er veileder.

(d) Mindre antall eksemplarer av et bestemt dokument må utarbeides fordi de ikke trenger å bli sendt for filene fra ulike avdelinger. Så, arbeidsmengden med å skrive er redusert.

(e) Arkiveringspersonalet blir spesialisert på jobben og moderne teknikker for arkivering kan innføres.

(f) Det kan påskynde kontorets aktiviteter fordi tiden ikke må gå bortkastet for å få relevante papirer fra filene fra ulike avdelinger.

ulemper:

(a) Det kan være forsinkelse med å få en fil fra arkiveringsavdelingen fordi den strenge prosedyren for å presentere en rekvisisjonsslipp mv må følges.

(b) Klassifisering av filer laget av sentral arkiveringsavdeling kan ikke være egnet for en bestemt avdeling. For eksempel kan salgsavdelingen trenge territoriell klassifisering av filer først, og så kan partiseksjonal alfabetisk klassifisering bat filing avdelingen bare gjøre alfabetisk klassifisering.

(c) Alle papirer, viktige eller ubetydelige, sendes til arkiveringsavdelingen av alle andre avdelinger. Som et resultat blir arkiveringsavdelingen en dumpingplass av alle papirer eller et "dødbrev" -register, noe som fører til misbruk av plass. Riktig shredding eller rensing blir nødvendig fra tid til annen.

(d) Det er all sjanse for feilsøking eller et papir kan gå tapt i prosessen.

(e) Klienter eller handleassistenter fra andre avdelinger kan ikke lære utviklede teknikker for arkivering.

(f) Det er ingen hemmelighold av filene. Noen kan gå gjennom en fil på rekvisisjon.

I det hele tatt er fordelene mer effektive enn de ulemper som mye kan overvinnes gjennom riktig tilsyn og kontroll av avdelingen.

Metode # 2. Decentralisert arkivering:

Under dette systemet er filene ordnet og vedlikeholdt av de ulike avdelingene i henhold til deres respektive krav. Dette systemet er også kjent som Departmental Filing system. Hver avdeling vil ha sitt eget arkiveringsutstyr, og enten kontorets avdelinger skal gjøre jobben, eller en eller to kontorister kan bli utnevnt separat i hver avdeling for å utføre arkiveringsarbeidet utelukkende.

Under dette systemet oppstår ikke den utførlige prosedyre for å presentere et rekvisjonsskip, som i tilfelle det sentraliserte systemet. Det er mer vanlig vedtatt.

Fordeler:

(a) Det er ingen forsinkelse i å få papirene berørt av den aktuelle avdelingen. Det har lett tilgjengelighet for de ansatte.

(b) Enkelte avdelinger må jobbe utelukkende uten direkte tilknytning til andre avdelinger, i så fall er det bedre at avdelingen skal vedlikeholde egne filer. For eksempel, byggeavdeling i et stort produksjonsfirma.

(c) Fortrolighetsfiler må opprettholdes under direkte kontroll av instituttleder. For eksempel, filen av Inntektsskatt.

(d) En avdeling kan vedta en bestemt metode for klassifisering og vedlikehold av filene som passer best til avdelingen.

ulemper:

(a) Da hver avdeling trenger sitt eget arkiveringsutstyr, er det duplisering. Mer, penger er nødvendig for å kjøpe utstyret og mer plass er opptatt. Så det øker kostnadene.

(b) En avdelings kontorist må tilbringe tid for arkivering som de kunne ha utnyttet bedre. Hvis noen ekstra hender er ansatt for innlevering, er det ekstra kostnad.

(c) En rekke eksemplarer av samme dokument må kanskje utarbeides for filene fra ulike avdelinger som kan trenge det. Lasten på skrivearbeid er økt.

(d) Det er ingen spesialisering på arkiveringsarbeid. Ulike avdelinger kan vedta ulike metoder for klassifisering og lagring av filer.

I det hele tatt er fordelene og ulempene jevnt balansert. Men uansett er det større kostnad og sløsing med plass. Sammenligning mellom de to-begge systemene har sine fordeler og ulemper. Det er vanskelig å velge ut de to. Det er sant at avdelingssystemet generelt er dyrere, men sentralisert system kan ikke være praktisk mulig, med mindre antall filer er store.

Til slutt kan det sies at generelt et kompromiss er nådd og et kombinert system følges.

Dette gjøres på følgende formel:

(a) Generelle filer som kan dreie seg om et stort antall avdelinger, arkiveres sentralt og gjør dem like tilgjengelige for alle.

(b) Fortrolighetsfiler er ordnet og vedlikeholdt avdelingsmessig.

(c) Visse avdelinger er der som har noen eksklusive aktiviteter, og filer fra disse avdelingene trenger ikke sendes for sentral arkivering.