Klargjøring av standardliste: Kode og innkjøpsrutin (med prøve)

Her beskriver vi om samarbeidet mellom kjøpschef og andre som forberedelse til standardliste!

Siden innkjøpssjef må kjøpe ting som skal brukes av andre, må det være fullt samarbeid mellom innkjøpsavdelingen og de andre avdelingene, spesielt produksjonsavdelingen. Dette samarbeidet tar form av utarbeidelse av standardlister der alle krav fra fabrikken og andre avdelinger er oppført.

Metoden for å forberede listen er først og fremst å liste de viktigste råmaterialene og deretter å ta opp hver avdeling, slå av sving og oppgi materialene som skal brukes der og de ulike butikkene som er nødvendige for å fortsette å arbeide i den avdelingen. En undersøkelse av maskinen etter maskin vil gi gode resultater. En liste over reservedeler som er nødvendig for hver maskin må også utarbeides.

Arbeidsbehandleren vil også indikere forbruket av hvert element per tidsenhet eller per gitt utgangsskala. Hvis og når forbruksforholdet endres, må kjøperen bli varslet om endringen slik at han kan gjøre de nødvendige endringene i innkjøpsplanen.

Kode:

Etter å ha utarbeidet standardlisten, er det ønskelig å gi et kodenummer eller symbol for hvert element. Koden eller symbolet kan enten bestå helt eller delvis av tall eller bokstaver i alfabetet. Numerisk kode er nødvendig når stansede kortmaskiner brukes. I alle fall kan fiksering av koden eller symbolet spare mye arbeidskraft. For eksempel kan symbolet for lette stål sveisestenger 1/16 være WM 64.

Studenten kan se forskjellen i innsatsen som er involvert i å skrive disse to tingene. Når du oppretter en numerisk kode, er det riktig å gjøre en liste over de ulike avdelingene og tildele de to første sifrene for å indikere nummeret på avdelingen. 05, for eksempel, kan indikere transportavdeling. Tilsvarende kan 00 brukes til de materialene og butikkene som brukes i alle avdelinger, for eksempel parafinolje, bomullsavfall, etc. Og så for hver avdeling blir materialelisten utarbeidet.

Det første sifferet skal indikere om materialet skal utgjøre en del av produktet, eller om det bare brukes til å kjøre maskinene eller om det er en reservedel. Jeg kan bli utpekt for materialer som inngår i produktet, 2 for materialer til kjøring av maskiner og 3 for reservedeler.

De neste to eller tre sifrene kan tildeles til de forskjellige materialene. Derfor kan det være en sekssifret kode - de to første angir avdelingen hvor materialet kreves, det tredje angir materialets natur og det siste angir navnet på materialet. For eksempel, hvis koden er 042034 kan det bety Materiell nr. 34 (si smøreolje) som brukes i avdeling nr. 4 for å holde maskinene gått.

Koden kan selvsagt trekkes på en måte som bare beskriver materialet, men ikke formålet som det brukes til. Koden vil da bestå av et tall for å betegne sitt navn, et annet for å angi størrelsen eller andre opplysninger som skygge, om nødvendig. For eksempel kan tallet til mild stål sveisestenger være 43 og det til aluminiumsveisstenger 44. Størrelsen kan angis med 1 for hver 1/20 cm. Så koden for aluminium sveisestenger 3/10 cm. vil være 4406 og for lette stål sveisestenger 1/10 cm vil være 4302.

Eksempel:

En fabrikk bruker rektangulære stål- og støpejernstenger som varierer i høyde og bredde med 1/10 cm mellom _1/2 og 1 ½ cm i bredde og mellom 1/10 cm og 8/10 cm i høyden.

To eksempler på en kode er:

Stål 1 cm x 2/5 cm: 211004

Støpejern 1-1 / 5 cm x 1/5 cm: √221202

Hva blir koden for stålstenger 1 ½ cm 7/10 cm og for en jernstang 4/5 cm x 3/10 cm?

Det er klart at stålstenger er indikert med 21 og støpejern med 22, at bredden har 1 for 1/10 cm, og høyden er også angitt med samme siffer. Derfor vil koden for stålstenger 1 Vi x 7/10 cm være 21 15 07 og for støpejernstenger 4/5 3/10 cm. vil være 22 08 03.

Hvis et element er blitt angitt i standardlisten, er det kjøpesjefens plikt å se til etterfylling av aksjer når de gamle lagrene er oppbrukt. Men hvis omfanget av produksjonen er økt, er det arbeidsoperatørens plikt å raskt informere kjøperen slik at flere lagre kan bygges opp i tide for å se at arbeidet ikke lider.

Hvis noen annen artikkel kreves av verkleder eller noen andre, ville det være hans plikt å sende en spesiell innkjøpsrekvisisjon til innkjøpssjefen. Det bør være riktig styrt. Følgende er et eksemplar av en kjøpsrekvisisjon.

Kjøpsrutin:

Ved materialer som er angitt på standardlisten, er prosedyren for å sikre kontinuerlig tilførsel av materialer som følger:

Minimumskvantum og bestillingsnivå:

For hvert element bestemmes en minimumsmengde på grunnlag av den tid som kreves for å få artikkelen fra leverandør og gjennomsnittlig forbruk per tidsenhet. For eksempel hvis forbruket av en artikkel er 50 enheter per uke, og erfaringen er at det tar seks uker å faktisk få artikkelen etter å ha bestilt, er det fornuftig å vite at en ny ordre må gå ut når den faktiske aksjen er mer enn 300 enheter, dvs. 50 x 6.

Hvis dette ikke er slik, og en ordre er plassert, si bare når aksjen er 200 enheter, vil dagens forsyning bli oppbrukt før de nye aksjene kommer og arbeidet vil da lide. Siden det ikke er trygt å avhenge av den vanlige leveringsperioden, må en sikkerhetsmargin legges til.

Derfor, i eksemplet ovenfor, er minimumsmengden av aksjer når en ny ordre blir plassert, for eksempel 300 enheter pluss 100 enheter for sikkerhetslager eller 400 enheter i det hele tatt. Denne grensen er oppgitt i butikkboksen (som er en samling av kontoer både med hensyn til mengde og mengde av hver varebutikk). Det er plikt for butikkens kontorist å informere Kjøpsansvarlig når den faktiske aksjen nærmer seg minimumsmengden.

Dette gjøres i skjemaet, som er gitt nedenfor:

Når dette kommer til Kjøpsansvarlig, blir det hans plikt å innlede kjøpsprosedyren som skisseres litt senere. Noen firmaer bruker begrepet "Bestilling Lever i stedet for minimumskvantum, men noen firmaer bruker begge vilkårene. I så fall betyr ordrenivå hva som er skrevet ovenfor med hensyn til minimumsmengde. Minimumsmengde vil da bety en lavere grense hvor problemene av det aktuelle materialet kan stoppes for vanlige jobber, slik at bare de viktige jobbene blir tatt opp og ferdig.

Fullmakten for utstedelse av slike materialer kan også være fra superintendent og ikke fra formannen, slik det vanligvis er tilfelle. Noen firmaer har fortsatt et annet nivå, som er kjent som "fare nivå". Dette betyr en grense der innkjøpssjef må ta spesielle skritt, si, send en mann personlig for å få de nødvendige materialene og butikkene.

Maks antall:

En av funksjonene til innkjøpschefen er å se at det ikke er overinvesteringer i aksjer. Til dette formål må han fastsette en maksimumsgrense for lager av ulike gjenstander. Denne maksimale grensen vil kun krysse i spesielle tilfeller. For eksempel, hvis en artikkel mangler, kan maksimumsgrensen sikkert ignoreres, hvis mye er tilgjengelig til rimelige priser.

Men i det hele tatt må overstocking unngås på grunn av følgende grunner:

(a) Det innebærer investering av svært store midler slik at det blir tap av interesse.

(b) Ekstra store aksjer vil kreve mer goddomsrom, slik at ekstra leie må betales.

(c) Store lagre kan stille fristelser i noen arbeiders sinn som fører dem til å stjele små mengder.

(d) Siden en del av bestandene vil ligge i lang tid, kan det oppstå kvalitetsforringelse.

e) det er risiko for forældelse

Dette betyr at enten produktet kan bli gitt opp eller metoden for å gjøre produktet kan endres. Gamle materialer vil ikke lenger være påkrevd som om det er store aksjer, kan de føre til store tap.

Faktorer for å bestemme maksimal grense eller mengde følger:

(i) Økonomi som kan spares for å opprettholde aksjer.

(ii) Godown plass eller lagringskapasitet som er tilgjengelig.

(iii) Fast estimater av mengden som kreves for forbruk i nær fremtid. Dette innebærer anslag for salg og produksjon av den ferdige artikkelen, og en vurdering av eventuelle endringer i materialene som kreves for produksjonen av artikkelen.

(iv) Sannsynlig bevegelse i priser; Hvis det er sikkert at prisene vil stige vesentlig i den kommende perioden, vil en relativt stor aksje bli holdt. I omvendt forhold holdes aksjene så lave som mulig.

(v) Sannsynlige endringer i leveringsbetingelsene for materialene. Dersom det forventes at det vil være vanskeligere å skaffe rekvisita i fremtiden, vil store lagre bli bygget opp.

Noen firmaer følger formelen for å sette maksimumsgrensen ved dobbelt så liten som mulig. Men dette er ikke riktig; Maksimumsmengden bør bestemmes etter en vurdering av faktorene som er gitt ovenfor. Det grunnleggende målet er å unngå tap på grunn av forældelse og ekstrakostnader i form av interesse på kapitalen som er låst opp i aksjer. For å unngå forældelse er det viktig å vite de faste produksjonsplanene (i stedet for de som vurderes). Disse skal dekke ikke bare artiklene som skal produseres, men også produksjonsprosessene som skal benyttes - de forskjellige mengder av artikkelen og mengdene av hver kvalitet som skal produseres, bør også bestemmes. Materialer skal være på lager som vil være nødvendig for det bestemte produksjonsprogrammet; For planer som ikke er sikre, skal kjøp gjøres veldig forsiktig.

Bortsett fra denne grunnleggende vurderingen, vil maksimumsgrensene vanligvis fastsettes i samråd med finansdirektøren som generelt bestemmer hvilke midler som kan spares for lagerformål. Sannsynlig bevegelse i priser og forventede leveringsbetingelser vil sikkert ha stor innflytelse på dette spørsmålet.