Klargjøre butikker eller mottatte merknader (med prøve)

Her beskriver vi om utarbeidelse av butikker eller varer mottatt notat!

I store fabrikker vil det være en egen avdeling for mottak av varer. I mindre fabrikker kan denne oppdraget overlates til Storekeeper. I begge tilfeller må det utvises omsorg ved mottak av varer. Den som er ansvarlig, skal få sakene åpnet under hans tilsyn. Hvert tilfelle skal inneholde det som kalles pakningsstripen, som angir pakkerens navn og innholdet i saken.

Innholdet skal sammenlignes med de som er oppført på pakningsstripen. Enhver mangel på brudd eller lekkasje bør noteres og antydes til leverandøren. Det er vanlig å sende pakken sammen med klagen. Samlet mengde varer mottatt skal da sammenlignes med mengde nevnt i respektive ordre. Eventuell mangelvare bør noteres.

Hvis tilbudet er over, skal overskuddet holdes fra hverandre og kjøperen skal kontaktes for å finne ut om den skal oppbevares eller returneres til leverandøren. Mottatte varer skal også testes for kvalitet. Ingeniør eller kjemiker kan bli kalt til inspeksjonsformål, men noen varer må testes i laboratoriet. I alle fall, hvis kvaliteten er funnet defekt, bør varene ikke aksepteres; de bør holdes fra hverandre og leverandøren bedt om å fjerne dem.

Etter dette skal en "Butikk mottatt notat" utarbeides. Skjemaet er gitt nedenfor:

Hvis det er en egen vareravdeling, skal fire eksemplarer av notatet utarbeides. En kopi vil bli beholdt av mottaksavdelingen, og tre eksemplarer sammen med varene vil bli sendt til Storekeeper. Han vil igjen kontrollere mengden varer og sammenligne den med mengden nevnt i notatet. Han vil beholde varene i den tildelte esken, signere alle tre eksemplarer, holde en for sin plate og sende to av dem til Costing Department.

Hvis varene er mottatt av ham i første omgang, vil kun tre eksemplarer bli utarbeidet av ham - en kopi som skal beholdes for sin plate og to kopier som skal sendes til Costing Department. Det skal bemerkes at beløpskolonnene i Butikk mottatt notat vil stå tomt både av Mottakingsavdelingen og Forvalteren. Det er i Costing Department at disse kolonnene blir fylt.

Den første kolonnen under "Beløp" viser beløpene på regningen som sendt av leverandøren. I den andre kolonnen vil de forskjellige kostnadene som skal legges til kostnaden for varene, skrives inn, og den tredje kolonnen viser summen. Det er beløpet i total kolonne som viser totalprisen på varene som er kjøpt, og det er dette beløpet som vil bli oppgitt i Butikk Ledger.