Prosedyrer for håndtering av innkommende og utgående mails
Denne artikkelen kaster lys over de tre hovedprosedyrene for Håndtering Innkommende og Utgående Mails. Prosedyrene er: 1. Postboks 2. Postbag 3. Courier Service System.
Prosedyre # 1. Postboks:
Hvert stort postkontor beholder slike bokser av standardstørrelse å bli leid ut til brukerne. Enhver person eller en forening eller et selskap kan ta en slik boks på leie. Hensikten er at alle uregistrerte, fullt forhåndsbetalte postartikler av standardstørrelse adressert til leietaker skal oppbevares inne i esken.
Leietaker kan levere det samme selv eller gjennom sin agent direkte fra esken med jevne mellomrom i posttidsarbeidet.
Reglene for å ansette en postboks er som følger:
(a) Leietaker må betale en leie enten kvartalsvis eller årlig, og han må holde et innskudd.
(b) Postkontoret gir en nøkkel (duplikat som er beholdt av postkontoret), et tokenummer og en leveringskort som har det nummeret.
(c) Leietaker må produsere billetten når han ønsker å åpne boksen med nøkkelen.
(d) Nøkkelen og billetten må returneres når hytta slippes ut av leietaker.
(e) Leien skal betales på forhånd og fornyelsen må gjøres før utløpet av perioden.
(f) Hvis fornyelse ikke gjøres innen 20 dager etter utløpsdatoen, blir innskuddspunten fortapt.
(g) Leietaker kan bruke tokenummeret som en kort postadresse.
Fordeler:
(a) Mail kan mottas etter bekvemmelighet og oftere enn den vanlige leveringstiden av postkontoret.
(b) Det tildelte token-nummeret kan brukes som en kort postadresse som har noen form for hemmelighold.
(c) Det er liten sjanse for feillevering eller tap i transitt av posten, som ikke er uvanlig i postmanens hender.
ulemper:
(a) Ingen fordel i tilfelle registrerte eller ikke fullt betalte postartikler eller når de er av ikke-standard størrelse.
(b) Det er en ekstra kostnad.
(c) En pålitelig person er pålagt å bringe levering av artikler. Bruk av poseposer fjerner denne ulempen.
Fremgangsmåte # 2. Innleggsveske:
En postbagasje er en spesiell type veske gitt på leie av et stort postkontor til en leietaker for å bære posten fra eller til postkontoret. En person eller en forening eller et selskap kan ta en veske på leie fra postkontoret.
All den innkommende posten som er innsamlet i postkontoret adressert til leietaker, blir holdt av postkontoret inne i posen og låst. Leietaker eller hans agent kommer til kontoret på en avtalt tid for å samle posen ved produksjon av leveringsbilletten. Posen er tatt til hyrestederens kontor.
Igjen setter leietakeren all utgående post inn i posen, låser den og bærer posen til postkontoret for innlegging. Man kan ha en postpose med eller uten en postkasse. Reglene for å ansette en postpose er nesten det samme som ved en postboks (se ovenfor). Postkontoret gir en nøkkel og en leveringskort til leietaker. Her er det ingen token nummer som skal brukes som kort postadresse.
Fordeler:
(a) Postartikler kan transporteres trygt fra og til postkontoret,
(b) Det er en ekstra fordel ved bruk av en postboks.
(c) Under transitt av utgående post er det ingen slippe og klebende frimerker fastgjort på gjenstander kan ikke fjernes.
ulemper:
(a) Det har en ekstra kostnad,
(b) Postkontoret må ikke sette innkommende post inne i posen i tide eller i sin helhet.
Fremgangsmåte # 3. Courier Service System:
Opprinnelig betød kurertjenesten inter-branch messenger service funnet i store organisasjoner. I dag er det blitt en spesialisert virksomhet. Private bekymringer tar ansvar for å bære post av forretningshuse av individuelle budbringere som deres ansatte ved betaling av gebyrer.
På grunn av uregelmessigheter i posttjenester har kurertjenestesystemet blitt svært populært. Selv regjeringen tenker på "privatisering" av posttjenester.
