Rapportering til ledelse: Betydning, objekter og nødvendigheter

Les denne artikkelen for å lære om betydningen, objektene og nødvendigheten av å rapportere til ledelsen.

Betydning av rapportering:

Begrepet "rapportering" betyr forskjellige ting som følger:

(a) Narrating noen fakta,

(b) Gjennomgang av visse saker med sine fordeler og tilbakemeldinger og å tilby kommentarer,

(d) Innlevering av spesifikk informasjon til spesielle formål ved spesifikke forespørselsinstruksjoner.

Ledelsesrapportering refererer til det formelle systemet hvorved relevant, nødvendig informasjon blir levert til ledelsen gjennom rapporter hele tiden. Dermed er "rapport" essensen av ethvert administrasjonsrapporteringssystem.

Betegnelsen "rapport" refererer normalt til en formell kommunikasjon, som beveger seg oppover, dvs. for faktisk kommunikasjon med lavere nivå til et høyere autoritetsnivå som svar på ordrer mottatt fra høyere nivå. Rapporter gir muligheten til å sjekke ytelsen. En person som er utstedt med ordre eller instruksjoner for å gjøre visse ting, skal rapportere tilbake det han har gjort i samsvar med det. Rapporter kan være muntlig eller skriftlig og også rutinemessig eller spesiell.

Objekter av rapportering:

Hovedformålet med ledelsesrapportering er å skaffe den nødvendige informasjonen om organisasjonens driftsresultater regelmessig for å kunne bruke dem til videre planlegging og kontroll.

Et annet formål er å sikre forståelse og godkjenning av dommen av folket engasjert i ulike aspekter av bedriftsarbeid. Det andre objektet er nært knyttet til den første og er viktig når det gjelder effektivitet, moral og motivasjon.

Essentials of a Good Reporting System:

Et godt rapporteringssystem er et bedre guide og effektivt verktøy for effektiv ledelsesmessig beslutningstaking.

Derfor er essensialene til et godt rapporteringssystem som følger:

1. Riktig form:

For å legge til rette for beslutningsprosessen skal informasjonen som leveres, være i riktig form. Stilen og utformingen av en rapport er avhengig av behovene hos den enkelte som vil bruke det samme. Rapporten kan sendes i form av fortelling [skriftlig faktaoppsummering], statistiske tabeller, grafer, diagrammer etc.

2. Riktig tid:

Promptness er veldig viktig fordi informasjon forsinket er informasjon nektet. Rapporter er ment for handling, og når uønskede tendenser eller hendelser blir lagt merke til, bør handlingene følge umiddelbart. Jo raskere rapporten blir gjort, desto raskere blir korrigerende tiltak tatt.

3. Riktig Flow of Information:

Informasjonen skal flyte fra riktig myndighetsnivå til myndighetsnivået der avgjørelsene skal treffes. Ytterligere komplette og konsistente opplysninger skal strømme systematisk.

4. Fleksibilitet:

Systemet skal kunne justeres i henhold til brukerens krav. For eksempel bør produksjonsleder være forsynt med opplysninger som gjelder hans divisjon eller kontrollområde.

5. Lettelse av evaluering:

Systemet skal tydelig rapportere avvik fra standarder eller estimater. Kontrollerbare faktorer skal skilles fra ikke-kontrollerbare faktorer og rapporteres separat. Et godt rapporteringssystem bør gi opplysninger som kreves for evalueringen av hver leders ansvarsområde i forhold til organisasjonens mål.

6. Økonomi:

Det er en kostnad for gjengivelse av informasjon, og slik kostnad skal sammenlignes med fordeler som er avledet av rapporten eller tapet som oppstår ved ikke å ha rapporten. Økonomi er et informasjonsaspekt som skal vurderes under utvikling av rapporteringssystem.