Rutinemessig: Betydning, egenskaper og betydning

Les denne artikkelen for å lære om rutinemessig. Etter å ha lest denne artikkelen for å lære om: 1. Betydning av rutine 2. Kjennetegn på en rutine 3. Betydningen av en rutine 4. Noen typiske rutinemessige stillinger av en sekretær.

Betydningen av rutinemessig:

Planlegging er nødvendig for alle typer arbeid. Planlegging betyr pre-thinking.

Planleggingsanalyser:

Hva skal gjøres?

Hvorfor bli gjort?

Hvordan gjøres det?

Av hvem skal gjøres?

Når skal det gjøres?

Hvor skal man gjøre?

Svar på hvert spørsmål må først oppnås, og deretter skal det utføres en handling. Etter planen kommer prosedyren.

Hvert stykke arbeid har sin egen prosedyre å gjøre. En rutine er en vanlig prosess. Ordet "kurs" inkluderer en følelse av handlinger. En rutine har derfor en rekke handlinger.

En rutine har to aspekter:

(a) Handlinger, etter hverandre i prioritetsordning og

(b) En tidsfaktor for hver av handlingene.

En rekke rutiner gjør et system som gir et totalt bilde av noen aktivitet. Hvis vi ser på noe kontorarbeid, finner vi begge aspekter. For eksempel håndtering av innkommende post. Komponenthandlingene er: Motta postene, åpne dem, lage innholdsskruting, datostempling, sortering, distribusjon og oppbevaring av sporet.

Hvert trinn har sin egen metode, og hvis metoden er riktig, blir tidsforbruket minimalt. Denne rutinen er en del av det totale korrespondansesystemet. Ikke bare et arbeid skal enkelt gjøres, det må gjøres riktig, rettidig og effektivt. Dette er mulig hvis det er en riktig rutine. På et kontor der arbeidsforholdene er gunstige, er utstyr tilgjengelig, tilsyn og kontroll er til stede og riktig personell er ansatt, en rutine blir effektiv. Å forberede en rutine for hvert arbeidsstykke på et kontor er en funksjon av kontororganisasjonen.

Kjennetegn på en rutine:

(1) Et rutinearbeid består av flere eller en rekke trinn. Når et steg er kjent, må det gjentas på samme måte hver gang og av hver person som gjør den jobben.

(2) En rutine må formuleres eller utarbeides. Det tar mer tid å forberede en rutine når et nytt kontor er satt opp. Erfaring med andre lignende organisasjoner har stor verdi.

(3) En rutine har en hensikt og hvert trinn vil bidra til oppfyllelsen av det formålet.

(4) Alle trinnene må ha korrelasjon og bestemt tidssekvens.

(5) Det skal ikke være duplisering av arbeidet, heller ikke det skal være overlappende eller gap.

(6) Regler må være innrammet for å utføre en rutine.

Betydningen av en rutine:

Betydningen av kontorrutine er stor.

Hvis en rutine er riktig forberedt og fulgt, er følgende fordeler nydt:

(1) Ytelsen er i henhold til en fast standard:

Standard har fire aspekter:

(a) Mengde - noe ønskelig arbeidskvalitet må utføres,

(b) Kvalitet - ytelsen må ha en forventet kvalitet,

(c) Tidsytelsen må være med på en bestemt tid,

(d) Kostnad-kostnaden skal ikke overstige fordelene.

(2) Det er bedre kontroll:

Hvis det er rutine, er det lettere for tilsynsansatte å utøve kontroll. En veileder må sjekke om rutinen blir fulgt eller ikke.

(3) Bedre flyt av arbeid:

Effektiv kontoradministrasjon betyr at det er jevn arbeidsflyt og maksimal utgang. Hvis alle følger rutinen, skal det være bedre arbeidsflyt, forutsatt at det ikke er noen hindringer eller hindringer som står i veien (se nedenfor).

Hvordan Rutinearbeid er Hampered?

Det er fire elementer i prosessen med å utføre et rutinemessig arbeid de er:

(a) Metoden for å gjøre et arbeid,

(b) utstyret som skal brukes,

(c) Personalet,

(d) Arbeidsforholdene.

Hvis det er noen feil i et av elementene, blir rutinearbeidet blokkert.

Obstruksjoner eller feil oppstår på følgende måte:

(a) Den beste metoden for å gjøre et arbeid kan ikke være kjent eller kan ikke bli kjent for personellet,

(b) Det kan være mangel på formularer, papirvarer, hvilken som helst maskin eller apparat etc. som er nødvendig for jobben. Maskinen kan gå ut av drift. Det kan være mangel på riktig vedlikehold av maskinen. Det spesielle materialet "eller en reservedel av en maskin er ikke tilgjengelig,

(c) Det kan være mangel på riktig personell. Mangelen er i rekrutteringssystemet. Det kan være mangel på opplæring av personellet. Personalet kan ikke være seriøst eller oppmerksomt. De kan være uregelmessige eller kan kaste bort tid gjennom sladder. Det indirekte betyr mangel på riktig tilsyn og kontroll,

(d) Arbeidsforholdene kan ikke være gunstige eller gunstige for arbeid. Mangel på lys, strømbrudd, utvendig forstyrrelse, etc., er noen av årsakene,

(e) Det kan være feilaktig utforming.

Hvordan hindringer kan overvinnes?

Obstruksjonene til jevn flyt av rutinearbeid kan overvinnes ved riktig planlegging og kontroll av kontorarbeidet. Sekretæren som daglig leder har stort ansvar i denne forbindelse. Til dette formål utarbeides forskjellige typer rutinediagrammer eller flytediagrammer eller operasjonskart. Dette er bare diagrammer som man lett kan forstå hvilke trinn som etterfølges for å gjøre en jobb.

Det finnes forskjellige teknikker for å lage slike diagrammer som "nakkekartet", "isometrisk diagram" osv. Hovedmålet er at det skal være grundig studie og forskning på kontormetoder. En stor organisasjon har råd til å ha en egen avdeling for O & M-studiet. O & M står for organisasjon og metoder.

Hvert stykke jobb går gjennom noen påfølgende trinn, og disse uttrykkes av noen symboler i et flytdiagram. For eksempel:

Det må imidlertid bemerkes at enhver form for arbeid ikke kan gjenbrukes. Rutiner utarbeides for de funksjonene som er av repeterende natur. I nødsituasjonen virker rutinen ikke.

Noen typiske rutinemessige stillinger av en sekretær:

Det er noen typiske rutinearbeid som en sekretær må regelmessig utføre på kontoret. Slike arbeidsplasser, som beskrevet nedenfor, utføres vanligvis av en privat sekretær eller til og med av kontorsekretær og ikke av en sekretær av generell type. En sekretær kan imidlertid få disse jobbene utført av sin private sekretær eller av kontorsekretæren.

(A) Håndtering av telefon eller samtaler :

Bruk av telefon er en felles funksjon i et kontor, både for intern og ekstern kommunikasjon. Et stort kontor har sitt eget interne telefonsystem enten via PBX eller PAX-tilkobling eller inter-com. system. På det interne telefonutvekslingstastaturet er det en operatør hvis det er manuell utvekslingssystem, som håndterer bryterbordet. Det er en mekanisk del av hele operasjonen.

Håndtering av telefonen betyr faktisk å etablere kontakter og ha samtalen. Tallrike samtaler kommer fra utsiden og et stort antall samtaler går også ut for de utenomstående. Samtidig kreves et stort antall interne tilkoblinger fra avdeling til avdeling. Det er en enorm jobb for et travelt kontor for å gi maksimalt muligheter for slike eksterne og interne forbindelser.

Det er innkommende og utgående personlige samtaler av medarbeiderne. Disse må minimeres fordi det kan hemme offisielle anrop. Et stort kontor kan ha en rekke eksterne linjer og også direkte linjer fra kamrene til viktige ledere. Det er en spesiell linje som deltar selv etter kontortid for nødstilfelle.

Privat sekretærs oppgaver:

En privat sekretær deltar telefonsamtaler på vegne av sjefen sin først. Han må ha full kunnskap om telefonoperasjon. Han må kjenne til de ulike tjenestene som tilbys av telefonavdelingen, samt regler og prosedyrer for ulike typer samtaler lokalt, toll, bagasjerom, fonogram osv. Et stort kontor kan også ha telexforbindelse eller det kan være telekommunikasjonstjenester, skrivertjeneste (TPM eller Tele-Printer Message) i organisasjonen.

En privat sekretær må opprettholde en telefonbok for å registrere meldinger mottatt for eller meldinger sendt av sjefen. Telefonboken inneholder kolonner for full beskrivelse av partene fra hvem og til hvem meldinger mottok eller sendte.

En privat sekretær må også kjenne kunsten å snakke over telefon. Hans tilnærming skal være høflig, hans stemme skal være klar og han skal observere alle etikettene, for eksempel å ønske en god morgen eller "namaskar" i begynnelsen eller et farvel eller "namaskar" på slutten.

Han må kanskje møte mange telefonsamtaler, enten innkommende eller utgående, men han skal ikke bli forstyrret eller irritert. Han må innse at hans oppførsel i siste instans har innflytelse på sjefen. En privat sekretær holder vanligvis en liste over telefonnumre klar som sjefen sin ofte ber om tilkoblinger.

(B) Håndtere samtalene :

En sekretær er en forbindelsesoffiser og så kaller et stort antall mennesker ham hver dag. Et stort kontor holder en resepsjonist som mottar innringerne først og sender dem deretter til de respektive avdelinger eller personer. Noen ganger er det nødvendig med tillatelser fra bestemte ledere før de tillater at innringere kommer inn på kontoret. I et lite kontor kan de ringe direkte til sekretæren. De som ringer til en stor leder eller en direktør må nærme seg sin private sekretær.

Det er fire typer innringere som kommer til et kontor hver dag:

(1) De som har tidligere avtaler. Det er ikke vanskelig å håndtere slike innringere forutsatt at de kommer i tide. Den private sekretæren tillater bare at han møter sjefen, eller kan be ham om å vente litt om sjefen er opptatt.

(2) De som ringer på uten tidligere avtale. Men hvis en slik person er kjent for kontoret og til og med kan ha stor betydning for organisasjonen, er han velkommen og sekretæren prøver å få kontakt med sjefen.

(3) De som kommer ofte, men for ingen bestemt virksomhet. For eksempel, salgsrepresentanter fra forskjellige leverandører. Sekretæren håndterer dem etter ønske av sjefen. Sekretæren snakker med sjefen sin over telefonen for veiledning.

(4) Ukjente personer som kommer casually eller for noen henvendelser. Sekretæren vil håndtere ham personlig og be ham om å komme etterpå med tidligere avtale. Uansett hva som kan være karakteren til den som ringer og hva som helst som er teknikken til å håndtere ham, skal sekretæren hele tiden være veldig høflig og aldri skade følelsen av den besøkende.

(C) Å gjøre avtaler :

Et annet rutinearbeid fra en privat sekretær er å gjøre avtaler mellom sjefen sin og andre. De andre inkluderer både utenforstående, samt medlemmer av organisasjonen eller medarbeiderne. Avtaler er igjen av to typer - en outsider som ønsker å gjøre en avtale eller sjefen som ønsker å gjøre det.

Lokale avtaler gjøres over telefon, men for folk på andre steder blir avtaler fastsatt generelt ved korrespondanse eller til og med over telefon eller telex. Sekretæren må opprettholde en dagbok for alle avtalene og må påminne sin sjef hver dag om avtalene.