Sekretær som kontorleder: rolle og oppgaver

Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Sekretærens rolle som Office Manager 2. Sekretærens oppgaver til Office som Office Manager.

Sekretærens rolle som kontorleder:

Sekretæren i en organisasjon er primært konsernsjef og har ansvaret for kontoret.

Han kan bli kalt kontorleder, men faktisk er han mer enn det på grunn av følgende grunner:

(a) Sekretæren har en høyere status enn en ordinær kontorleder. En kontorleder tilhører ikke toppledelsen, men sekretæren er generelt. I det minste er han ved siden av toppledelsen, det vil si styret i tilfelle et selskap. Svært ofte blir han tatt i styre eller en styremedlem som sekretær.

I tilfelle samarbeidsforening tilhører sekretæren styrekomiteen. I enhver annen forening har sekretæren, som valgt blant medlemmene, den høyeste administrative stillingen. En kontorleder overvåker for det meste det rutinemessige arbeidet mens en sekretær kontrollerer hele administrasjonen. På den måten er en kontorleder underlagt sekretæren.

(b) En kontorleder har sin autoritet bestemt av vilkårene for hans avtale. Han gjør det han blir fortalt å gjøre. Men en sekretær, spesielt en bedriftssekretær, har også sin fullmakt fra vedtekten.

(d) I noen organisasjoner utnevnes en kontorsekretær som har funksjoner som en kontorsjef, og han handler under overordnet og kontroll av sekretæren, som er daglig leder.

e) Av natur er sekretæren daglig leder, men en kontorleder er ikke nødvendigvis konsernsjef.

(f) Noen ganger krever en sekretær ved lov noen spesielle kvalifikasjoner som vi finner i tilfelle av en bedriftssekretær. Ingen spesielle kvalifikasjoner er nødvendige for en kontorleder.

(g) En sekretær fungerer som kontorleder når det ikke er en egen kontorleder, men en kontorleder kan ikke utføre funksjonene til en sekretær, særlig de lovbestemte funksjonene.

Sekretærens oppgaver til Office som Office Manager:

Tidlig start:

En sekretærs oppgaver på kontoret har en tidlig start. Som sekretær tilhører den øverste ledergruppen, er han i ferd med overordnet policyutvikling, inkludert politikken med hensyn til kontoradministrasjon. Sammensetningen og funksjonene til et kontor er i stor grad avhengig av arten og omfanget av organisasjonens funksjoner.

Sekretæren er rådgiver for ledelsen og generelt er han betrodd den dministrative delen av ledelsen som helhet.

I neste fase vil oppgavene være som følger:

(A) Planlegging og organisering:

Planlegging og organisering av kontoret, som er øverste ledelsesgruppens funksjoner, kan overlates til sekretæren.

Slike funksjoner er:

(1) Sekretærens primære plikt er å utarbeide Organisasjonskartet for kontoret, bestemme de ulike stillingene som skal holdes og nivåene deres. Samtidig må jobben karakteriseres. Antall ansatte må anslås av ham, og en ansettelsespolitikk skal også avgjøres. Sammen med organisasjonskartet må en kontorhåndbok også utarbeides klart definere myndigheten til hver stilling og dens funksjoner.

Dette er veldig nyttig for å unngå:

(a) Indetermination og forvirring,

(b) Overlapping av myndighet og

Med planlegging kommer også forberedelse av budsjett for etableringskostnaden for kontoret, både nåtid og fremtid.

(2) Sekretæren vil nå avgjøre hvilket system som skal følges i kontororganisasjonen - et sentraliseringssystem eller et desentraliseringssystem. En klok blanding av de to systemene vil være ideell.

(3) Neste kommer kontoret til å ligge. Definitivt vil den moderne åpne typen lay-out bli foretrukket av sekretæren. Mye avhenger av systemet som skal følges, og formen og størrelsen på den tilgjengelige innkvarteringen.

(4) Nå er scenen satt for sekretæren for å etablere og drive kontoret. Rekruttering må gjøres og utstyr av alle typer må anskaffes under hans veiledning og veiledning.

(5) Sekretæren vil dele kontoret i funksjonelle avdelinger, man avdelinger og tildele oppgaver til medarbeiderne. Passende myndighet sammen med tilhørende ansvar vil bli delegert til hvert medarbeider. Om nødvendig vil det bli arrangert opplæring for dem.

(B) Tilsyn og kontroll:

Tilsyn og kontroll er ikke identiske vilkår. Overvåkning betyr bare å overvåke om underordnede gjør sine oppgaver eller ikke. Vanligvis gjøres det av kontorleder. Kontroller er en større funksjon.

Det innebærer:

(a) Fastsetting av ytelsesstandard;

(b) Evaluering av faktisk ytelse;

(d) Korrigering av feil, hvis noen, slik at de ikke gjentas.

(1) Sekretæren er mer enn en eneste kontorleder, og han har begge plikt til å utføre tilsyn og kontroll. Når det ikke er noen kontorleder, kan han bli assistert av veilederne. Han har kanskje ikke kontroll over avdelingsledere som produksjonsleder, markedsføringsleder etc. som har hovedfunksjonene og kjent som "line" -folk. De kan være under daglig leder.

Men de "ansatte" som er hoveder over tjenesten, som Personaleansvarlig, Finansansvarlig mv., Er generelt under direkte kontroll av sekretæren. Uansett hva som måtte være tilfelle, må sekretæren kontrollere og koordinere de ulike kontorfunksjonene knyttet til det generelle eller sentrale kontoret.

(2) Han må opprettholde en kontinuerlig sammenheng mellom toppledelsen og de øvrige ansatte i organisasjonen, samt med regjeringen og de utenforstående som er interessert i bekymringen. Han må opprettholde forbindelsen mellom organisasjonen og publikum som helhet. Dette han driver fra kontoret.

(3) Han må opprettholde en koordinering mellom hodet eller hovedkontoret og avdelingskontorene, hvis det er noen.

(4) Han må opprettholde kontinuerlig tilførsel av kontorutstyr.

(5) Han må gjøre innlevering av alle erklæringer og dokumenter som kreves i henhold til hans lovbestemte plikter.

(6) Han må ordne alle møter som kreves i vedtekter eller på annen måte og gjøre alt som er nødvendig for møtene. Møter kan holdes på kontoret eller andre steder.

(7) Han må søke å forbedre kontorfunksjonene gjennom O & M-studien og ut av seg selv.

(8) Han må tildele toppledelsen om kontorets funksjon og sende muntlige eller skriftlige rapporter med eller uten anbefalinger om det samme.

(C) Generelt:

Noen ganger, spesielt i tilfelle av et samfunn eller forening eller en liten størrelse bekymring, blir mye av de administrative funksjoner direkte håndtert av sekretæren selv. Vanligvis er de fleste av de utgående brevene signert av ham. I enkelte kontorer er praksis at den innkommende posten først vil gå til sekretæren som vil se over papirene før de distribueres mellom de respektive avdelinger.