Status for en bedriftssekretær: Juridisk og faktisk status

Status for en bedriftssekretær: Juridisk og faktisk status!

Type # 1. Juridisk status:

Selskapsloven har gitt definisjonen til en sekretær på følgende måte: "Sekretær betyr enhver som har de foreskrevne kvalifikasjoner som er utnevnt til å utføre de plikter som kan utføres av en sekretær i henhold til denne loven og enhver annen ministeriell eller administrativ plikt" [Sec 2 (45)].

Videre sier loven at sekretæren er en offiser i selskapet. Begrepet offiser har en spesiell betydning i loven. Sec 2 (30) definerer en offiser på følgende måte: "En offiser inkluderer en leder, en leder eller en sekretær eller en person i samsvar med hvilke instruksjoner eller instruksjoner styret eller en eller flere av styremedlemmene er eller er vant til handling…"

Igjen, for å forklare betydningen av begrepet "direktør" § 303 i loven, bestemmer det at "enhver person i samsvar med hvilke retninger eller instruksjoner, et selskaps styre er vant til å handle, skal regnes som direktør av selskapet".

Fra de ovennevnte kapitlene i selskapsloven kan det oppstå forvirring om en selskapssekretærs juridiske status. Det ser ut til at han har samme status som styrets medlemmer. Vanligvis er en styremedlem valgt blant selskapets medlemmer, som er nesten eiere av den.

Men en sekretær er utnevnt som en ansatt og generelt er han en outsider, men en regissør kan fungere som sekretær eller en sekretær kan bli nominert som regissør.

Fra Sec 2 (45) og Sec 2 (30) kan en selskapssekretærs juridiske status analyseres på følgende måte:

(1) Han er en ansatt i selskapet som han er utnevnt til å utføre ministerielle og administrative oppgaver.

(2) Som ansatt har han en høy rang som han må gjøre administrative oppgaver, og styret kan handle i henhold til hans anvisninger eller instruksjoner.

(3) Han er bracketed med selskapets styremedlemmer som:

(a) Som direktør kan han gi instruksjoner og instruksjoner og

(b) Som en direktør er han også en offiser i selskapet.

(4) Han er utnevnt i henhold til en avtale med selskapet. Generelt er ikke andre ansatte utnevnt i henhold til avtaler. Hans status ved lov er høyere enn for andre ansatte. Han er rangert som leder eller revisor i selskapet i denne forbindelse.

(5) I følge kap. 5 i selskapsloven, selskapssekretæren, som er en offiser i selskapet, er personlig ansvarlig for eventuelle mislighold av lovens bestemmelser.

(6) Styret i et selskap delegerer en stor del av sin myndighet til sekretæren. Generelt gir styret ikke så mye myndighet til noen annen høyt ansatt. Styret kan gjøre det fordi sekretæren lovlig har større ansvar.

Sekretæren har fullmakt til å undertegne meldinger om møter (i stedet for styremedlemmene), å signere aksjesertifikater (sammen med styremedlemmer), å signere andre uttalelser og returnere som skal sendes til Registrar of Companies og å feste selskapets fellesforsegling . Kanskje er han den eneste utenforstående som er til stede på et styremøte som er svært konfidensielt.

Alle disse indikerer at en selskapssekretær i henhold til de ulike bestemmelsene i selskapsloven har lovlig høy status i selskapet, nesten ved siden av styremedlemmene. Styret må fungere kollektivt som styret, men sekretæren fungerer individuelt. Det er derfor en person som har status som en bedriftssekretær må ha noen kvalifikasjoner.

Det er med rette sagt at en bedriftssekretær ikke bare er en tjener til selskapet, men han er en lovlig tjener. Han må se, i prioritet, at:

(a) Enhver lovbestemmelse er ikke overtrådt,

(b) Selskapets interesse har ikke blitt negativt påvirket og

(c) Bestyrelsens ordre er ikke tatt i betraktning når han gjør noe.

Type # 2. Faktisk status:

I tilfelle av Newlands vs National Employment Accident Association bemerket Lord Esher- "en sekretær er en ren tjener; hans posisjon er at han skal gjøre det han blir fortalt, og ingen kan anta at han har noen myndighet til å representere noe i det hele tatt; og heller ikke noen kan anta at utsagn fra ham nødvendigvis skal aksepteres som troverdig uten videre forespørsel ... ".

Merknaden til Lord Esher ser ut til å være veldig stiv og konservativ.

I praksis er denne merknaden ikke helt anvendelig for en bedriftssekretær. Det er ikke nok å si at en bedriftssekretær er en tjenestemann i selskapet eller en representant eller munnstykke til styret. En tjener gjør det han blir bedt om eller fortalt å gjøre.

En agent er utnevnt til å handle på vegne av rektor eller å representere sistnevnte til tredjepart. En agent er ikke hver gang bedt om å utføre en bestemt handling. Han handler som og når det er nødvendig innenfor omfanget av hans uttrykte og underforståtte myndighet.

Med andre ord, en agent er noe mer enn en ren tjener. I praksis er en bedriftssekretær mer enn bare en tjener og mer enn en agent også. Som sjef i selskapet er han juridisk på nivå med styremedlemmene, men i organisasjonsdiagrammet er hans stilling ved siden av styremedlemmene.

Mye av styrets autoritet er delegert til ham, og han er tatt i trygghet i prosessen med selskapets politiske beslutninger.

I enkelte selskaper, ved siden av styret (eller administrerende direktør eller leder, hvis noen) stillingen til generalen Manager kommer, etterfulgt av sekretærens. I noen selskaper er hele ledelsen delt inn i to forskjellige deler - den kommersielle siden kommer under daglig leder mens den administrative og juridiske siden kommer under sekretæren.

Uansett hva som er organisasjonssystemet, får Sekretæren av en bedrift tildelt høyere status fordi styret ofte har behov for å få råd og spesialisert kunnskap til administrasjonen. Det er med rette sagt at "mens styremedlemmene er hjernen til dette selskapet, er sekretæren sine ører, øyne og hender".

Styrerne er hjernen fordi de kollektivt tar politiske beslutninger. Men for å gjøre det behøver de å ha detaljert informasjon og data, og de trenger at deres retningslinjer kommuniseres til organisasjonen slik at de utføres. Bistand fra sekretæren blir nødvendig for dette formålet.

Sekretæren er beskrevet som "øyne og ører" fordi styret ser på ting og hører informasjon gjennom sekretæren. Sekretæren, som ansvarlig for kontoret, holder detaljert informasjon om mennene og deres aktiviteter i selskapet.

Som forbindelsesoffiser holder han kontakt med omverdenen på vegne av selskapet. Videre kommuniserer sekretæren, som en forbindelsesoffiser mellom styret og medarbeiderne, alle beslutninger fra styret til ansatte. Ordrene utstedes under sekretærens underskrift og så er han "hender" til selskapet.