Gyldige møter: Betydning og krav

Les denne artikkelen for å lære om Gyldig møte. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Betydning av gyldige møter 2. Forutsetninger for et gyldig møte.

Betydning av gyldige møter:

Private møter kan være fra ekthetssynspunktet, klassifisert i gyldig og ugyldig. Beslutninger tatt på et gyldig møte er bindende for medlemmer av foreningen eller komiteen eller underkomiteen som det kan være om det er tilstede på møtet eller ikke, eller om det er enig eller uenig med vedtakene.

Handlingene må tas i henhold til vedtakene og beslutninger kan pålegges medlemmene. Hvis selve avgjørelsen er feil eller ulovlig, og hvis det er noen straff på beslutningstakerne, kan de ikke unnslippe straffen. Men et beslutningsmedlem, som er uenig med flertallet, kan unnslippe personlig ansvar hvis han har registrert et notat av uoverensstemmelse.

Beslutninger tatt på et ugyldig møte er ikke bindende selv om et vesentlig flertall eller alle medlemmene har avtalt med slike beslutninger. For eksempel, selv om alle medlemmene i et selskap har ratifisert en handling av selskapet som ikke er tillatt i objektklausulen i selskapets forening, kan handlingen ikke være gyldig.

Et møte kan bli ugyldig på forskjellige måter. Ansvaret er primært av sekretæren for å se at et møte blir gyldig. Andre medlemmer (selv styremedlemmer i et selskap) er avhengige av ham i denne forbindelse.

Forutsetninger for et gyldig møte:

Hvordan blir et møte gyldig?

Et møte er gyldig dersom alle krav til et gyldig møte er til stede.

Bredt er rekvisita delt inn i tre grupper:

(1) Et møte må være ordentlig innkalt eller kalt,

(2) Møtet må være skikkelig sammensatt og

(3) Et møte skal foregå på riktig måte.

Det må bemerkes at vedtakene skal være bindende dersom møtet er gyldig, og i tillegg er avgjørelsen tatt riktig. En beslutning som ikke er tatt på et gyldig møte, kan ikke gjennomføres. Videre skal minutter som inneholder vedtakene utarbeides og bekreftes ellers er det vanskelig å håndheve vedtakene, hvis utfordret.

(A) Et møte må være riktig innkalt eller kalt :

Et møte sies å være ordentlig tilkalt eller ringt når følgende betingelser er oppfylt:

(1) En melding som inneholder alle nødvendige opplysninger, er sendt til alle som har rett til å delta i møtet.

Detaljene er:

(a) Dato, tidspunkt og sted for møtet

(b) Dagboken eller elementene som skal diskuteres på møtet i en seriell rekkefølge;

(d) Signatur av en kompetent person som ringer til møtet

(d) Ytterligere opplysninger, hvis noen (for eksempel forklarende notater til en spesialvirksomhet som kreves i innkalling til generalforsamling i et selskap);

(e) Eventuelt kabinett som skal sendes (for eksempel en kopi av sluttregnskap sammen med innkalling til generalforsamling).

(2) Informasjonen sendes med i riktig tid:

Det er spesifikke regler med hensyn til den rette tiden. For eksempel må en bekreftelse til et medlemsforsamling i et selskap sendes minst en og en halv dag før møtet.

(3) Meldingen sendes til den registrerte adressen til den som har rett til å motta varselet. Innkallingen kan sendes med vanlig post. Under eksepsjonelle tilfeller kan varsel gis over telefon. Innkallingen kan sendes av en budbringer.

(B) Et møte må være riktig utformet :

Et møte skal være sammensatt eller samlingen er gyldig og kompetent til å ta avgjørelser dersom følgende betingelser er oppfylt:

(1) Kvorum eller ønsket minimumsantal personer må være til stede personlig. Kvorumet skal helst være tilstede.

(2) Det må være en leder som er behørig valgt på møtet eller allerede valgt. Han må være en person som er kompetent til å være formann.

(C) Et møte skal foregå på riktig måte :

(1) Reglene for å gjennomføre møtet følges. Disse reglene kan være lovbestemte, av organisasjonen, vanlig eller konvensjonell eller en kombinasjon av dem.

(2) Notater skal tas kontinuerlig og korrekt (av sekretæren) slik at saksbehandlingen eller protokollen kan utarbeides for bevis.

Det skal huskes at sekretæren skal ta notater i saken, utarbeide protokollen på grunnlag av disse notatene og få protokollen bekreftet av formannen senere. Deretter blir nesten et gyldig møte fullført.