Budsjetthåndbok og fordeler med budsjetthåndboken

Budsjetthåndbok og fordeler med budsjetthåndbok!

Budsjetthåndbok:

En budsjettmanual fastlegger detaljene i organisasjonsoppsettet, rutineprosedyrene og programmene som skal følges for å utvikle budsjetter for ulike elementer og de ansvarlige og ansvarene til ledelsen angående driften av budsjettkontrollsystemet.

CIMA London definerer en budsjettmanual som "en dokumentplan eller et hefte som blant annet beskriver ansvaret til de som er involvert i rutinen av og skjemaene og dokumentene som kreves for budsjettkontroll". Dermed er det et skriftlig dokument som styrer ledere i å utarbeide ulike budsjetter. Budsjettene skal trekkes for å holde målene for organisasjonen gitt i budsjetthåndboken i sikte.

Ansvaret og funksjonene til hver leder i forhold til budsjettering er nedskrevet i budsjetthåndboken for å unngå duplisering eller overlapping av ansvar. Fremgangsmåte og metoder for å utvikle ulike budsjetter og metoden for rapportering av ytelse mot budsjettet er nedskrevet i budsjettmanualen.

Kort sagt, det er et skriftlig dokument som gir alt knyttet til forberedelse og gjennomføring av ulike budsjetter. Det bør være klart og det bør ikke være tvetydighet i det. Håndboken er delt inn i separate seksjoner slik at hver leder kun kan utstede den delen som passer til hans arbeid og ansvar.

Følgende er noen av de viktigste sakene som er omtalt i en budsjettmanual:

1. Innledning og kort beskrivelse av objektene, fordelene og prinsippene for budsjettkontroll.

2. Organisasjonsskjema som gir titlene til forskjellige personell med full forklaring av hver enkelt operativsystems oppgaver og utarbeidelse av avdelings- og funksjonelle budsjetter.

3. En erklæring som viser ansvar og autoritet gitt til hver leder for godkjenning av budsjetter, bilag og alle andre former og dokumenter som tillater dem å bruke pengene. Fullmakten for godkjenning skal fremgå tydelig.

4. Hele prosessen med budsjetteringsprogram, inkludert tidsplan for periodisk rapportering. Det bør trekkes en tidsplan for dette.

5. Formål, eksemplarform og antall kopier som skal brukes for hver rapport og erklæring. Budsjettsentre involvert bør også fremgå tydelig.

6. Lengden på budsjettperioder og kontrollperioder bør fremgå tydelig.

7. Prosedyre som skal følges gjennom hele systemet, bør forklares med klare vilkår.

8. En metode for regnskapsføring og kontroll av utgifter.

9. Oversikt over hovedbudsjettene og deres regnskapsforhold.

10. Forklaring av viktige budsjetter.

Fordeler med budsjetthåndboken:

Følgende er fordeler som kommer fra bruken av en budsjettmanual:

(a) Alle vet skriftlig om hva som er hans rolle, hva som skal gjøres og hvordan det skal gjøres i budsjettkontrollsystemet.

(b) Som alt er skriftlig, unngås tvetydighet og avhengighet av minne blir eliminert.

(c) Som et av budsjetteringsmålene er kommunikasjon, er det viktig å ha budsjettmanual slik at alle i organisasjonen kan referere til det for veiledning og informasjon om budsjettprosessen.