Kommunikasjonsbarrierer i en organisasjon

Kommunikasjonsbarrierer: Eksterne barrierer, organisatoriske barrierer og personlige barrierer!

Bedre kommunikasjon i et organisatorisk forhold er bare mulig når vi gjenkjenner disse forskjellene og blir fleksible når vi aksepterer og forstår den andres synspunkter, meninger eller kommunikasjonsstiler, ellers vil det være kommunikasjonsbarrierer. Kommunikasjonsbarrierer er derfor resultatet av flere mangler som har en tendens til å forvride kommunikasjonen og påvirke lederskapets suksess i å nå de organisatoriske målene.

Viktige kommunikasjonsbarrierer kan listes som følger:

1. Forvrengning på grunn av overordnet underordnet forhold

2. Semantisk forvrengning

3. Forvrengning på grunn av for tidlig evaluering av mottaker av kommunikasjon

4. Forvrengning på grunn av perfunktorisk oppmerksomhet

5. Forvrengning på grunn av manglende kommunikasjon

6. Forvrengning på grunn av motstand mot forandring

Likevel kan vi på en annen måte klassifisere kommunikasjonsbarrierer bredt inn i følgende kategorier:

1. Eksterne barrierer

2. Organisatoriske barrierer

3. Personlige barrierer

1. Eksterne barrierer:

De eksterne barrierer er klassifisert i to kategorier-semantiske barrierer og psykologiske eller emosjonelle barrierer. Semantiske barrierer Semantikk er studiet av mening i språk. Slike barrierer er forårsaket i prosessen med å motta eller forstå meldingen ved å kode og dekode ideer og ord. I kommunikasjon bruker vi primært ord og hvert ord har flere betydninger. Derfor kan språklig kapasitet for både kommunikatørene og kommunikasjonene resultere i misforståelser.

Oxford Engelsk Dictionary nevner omtrent 25 forskjellige betydninger for 500 mest brukte engelske ord. Lignende problemer finnes også på andre språk. Derfor, hvis ikke ordentlig brukt, kan ordene mislykkes i å formidle betydningen nøyaktig.

Semantiske barrierer kan skyldes følgende grunner:

1. dårlig uttrykt melding

2. Feil oversettelser

3. Ukvalifiserte forutsetninger

4. Bruk av teknisk språk

Psykologiske eller emosjonelle barrierer Barrierer av denne typen oppstår i interpersonell kommunikasjon. Tolkning av mening i en melding avhenger i stor grad av den psykiske og emosjonelle tilstanden hos de involverte partene.

Slike barrierer oppstår på grunn av følgende grunner:

1. For tidlig evaluering

2. Manglende oppmerksomhet

3. Tap av informasjon i overføring

4. Dårlig oppbevaring

5. Manglende tillit

6. Mistillid til kommunikatør

7. Manglende kommunikasjon

2. Organisatoriske barrierer:

Barrierer av denne typen er også kjent som strukturelle barrierer. Organisasjoner er utformet på grunnlag av formelle hierarkiske strukturer. Dette fra hverandre er organisasjoner opprettet for å oppnå bestemte identifiserte mål som krever at de daglige aktivitetene reguleres ved å utvikle prestasjonsstandarder, rammeverk, regler, prosedyrer, retningslinjer, atferdsnormer, etc.

Alle disse påvirker den frie strømmen av kommunikasjon i organisasjoner, med mindre det er hensiktsmessig administrert. Overordnede underordnede relasjoner i en formell organisasjonsstruktur hemmer fri kommunikasjonsflyt. Det er visse ledere som tror på å opprettholde avstander fra underordnede.

Kommunikasjon mister ofte sin essens av "toveiskommunikasjon". Årsakene til organisatoriske barrierer kan listes som følger:

hierarki:

Flere hierarkiske nivåer medfører overføringstap, og kommunikasjon kan bli forsinket eller forvrengt. Dette skjer spesielt i oppadgående kommunikasjon, det vil si i kommunikasjon fra underordnede til overordnede.

Statusforhold:

Overordnede underordnede forhold, funnet i en formell organisasjonsstruktur, blokkerer også kommunikasjonsflyten på grunn av status inkongruens.

Funksjonell spesialisering:

Fragmenterende organisasjoner i samsvar med spesialisering utvikler avdelingsinteresse og derved påvirker den frie flyt av kommunikasjon.

Organisasjonspolitikk, regler og forskrifter:

Disse står også mot effektiv kommunikasjon i en organisasjon.

Organisasjonsfasiliteter:

Å kommunisere med mennesker i organisasjoner krever visse fasiliteter som møter, konferanser, klagebokser, forslagskasser, åpne dørsystemer, sosiale og kulturelle sammenkomster, etc. Med mindre slike anlegg er tilstrekkelige, svikter kommunikasjonen.

3. Personlige barrierer:

Faktorer som er interne til kommunikatoren og kommuniserer som er avsender og mottaker, som påvirker prosessene, kalles personlige eller inter-personlige barrierer. Slike interpersonelle barrierer kan i stor grad kategoriseres i to typer, det vil si barrierer i overordnede og barrierer i underordnede.

Overordnede fungerer som hindringer i kommunikasjon på følgende måter:

1. Oppmuntring av typisk holdning, det vil si gunstig holdning til overordnede, fremmer effektiv kommunikasjon, mens ugunstig holdning hemmer kommunikasjon.

2. Frykt for utfordring mot autoritet, det vil si, slik frykt tvinger ofte overordnede til å holde tilbake informasjon, noe som frarøver dem fra å kommunisere effektivt.

3. Insistering på riktig kanal, det vil si overordnede insisterer ofte på kommunikasjonsflyten gjennom passende kanaler, som blokkerer kommunikasjon.

4. Manglende tillit til underordnede, det vil si overordnede anser ofte underordnede som mindre kompetente. Slike oppfatninger står mot fri strøm av kommunikasjon.

5. Ignorerer kommunikasjon bevisst mot underordnede fra å kommunisere.

6. Mangel på tid, det vil si overordnede mener at de ikke har tid til å snakke med sine underordnede, noe som resulterer i tap av kommunikasjon.

7. Manglende bevissthet om overordnede om kommunikasjonens betydning og effektivitet.

Underordnede fungerer også som hindringer for kommunikasjon på følgende måter:

1. Mindre uvilje til å kommunisere. Slik uvilje kan være et resultat av tidligere ubehagelige erfaringer.

2. Manglende insentiv. Organisasjonens rådende belønning og straffesystem er i stor grad ansvarlig for dette. Hvis forslag eller annen kommunikasjon fra underordnede ikke fremkaller noe svar fra overordnede, mister de interessen for å kommunisere oppover.