Kontorskommunikasjon: Betydning, betydning og typer

Les denne artikkelen for å lære om Office Communication. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Betydning av Office Communication 2. Viktigheten av Office Communication 3. Typer Office Communication.

Betydning av Office Communication:

Å kommunisere betyr å gjøre samtale. Dette er en vanlig funksjon i vårt daglige liv. Dette er nødvendig for å få kontakter, forklare ting, utveksle ideer, formidle informasjon, gi opplæring og fjerne misforståelser. Kommunikasjon er uunnværlig for eksistensen. Kommunikasjon har imidlertid en mer spesifikk betydning i ledelsesvitenskap.

Ifølge prof. Allen, "Det er en bro av betydning. Det består av en systematisk og kontinuerlig fortelling, lytting og forståelse. " Det er klart at kommunikasjonen er fullført når meldingen som sendes av kommunikatoren, forstås av kommunikasjonen. Det er en bro av betydning, dvs. meningen med en melding forstås i samme forstand av kommunikatoren og kommunikasjonen.

Viktigheten av Office Communication:

Dens betydning er stor og vokser. Suksessen til en organisasjon avhenger av hvor omfattende og intensiv kommunikasjon som utføres av den. Det er beskrevet som et redskapsverktøy. Det er det siste ordet i ledelsen. Når mer enn en person møtes sammen, er det kommunikasjon mellom dem.

På et kontor møtes og jobber folk sammen. Derfor må det være kommunikasjon blant dem. Hovedkontorets hovedfunksjon kommuniserer, internt og eksternt. En organisasjon trenger et kontor fordi all kommunikasjon vil gå ut fra, og komme inn i den. Største antall kontormaskiner er ment for kommunikasjon.

Typer Office Communication:

Generelt sett kan kommunikasjon være intern og ekstern. Intern kommunikasjon foregår blant de som jobber inni, på kontoret. Det betyr også kommunikasjon mellom arbeidsgiver og ansatte eller blant medlemmer av en forening eller mellom et selskap og dets aksjonærer.

Ekstern kommunikasjon er med utomstående, som kunder, leverandører, debitorer, kreditorer, de andre organisasjonene, regjeringen og dens forskjellige byråer, og til slutt allmennheten. Sekretæren har en stor plikt til å overvåke og kontrollere begge typer kommunikasjon.

Ifølge metoder kan kommunikasjon deles inn i tre deler - muntlig, skriftlig (korrespondanse) og gestural.

Intern kommunikasjon:

Gjennom kommunikasjon arbeidsgiver-ansattes forhold samt overordnet underordnet forhold kan opprettholdes. Beslutninger tatt på toppledelsesnivået strømmer nedover på utførelses- og driftsnivå gjennom kjeden av overordnede underordnede forhold i en organisasjonsstruktur.

Med mindre organisasjonens mål og retningslinjer kommuniseres til personalet, kan de heller ikke identifisere seg med organisasjonen, eller de kan gjøre sine respektive funksjoner.

Når det skal innføres noen endringer i organisasjonen, må det gjøres tidligere kommunikasjon til de ansatte slik at de blir mentalt forberedt. Ellers kan det være et sjokk. De ansatte må også kunne kommunisere sine klager, klager eller problemer med arbeidsgiveren.

Ved dette etableres bedre arbeidsgiver-ansattes forhold og misforståelser, om noen, fjernes. Kommunikasjon er beskrevet som en toveis trafikk. Intern kommunikasjon kan være muntlig, skriftlig, visuell og gestural. Å holde møter, konferanser etc., ha felles konsultasjon eller gruppediskusjon, etc., sending av rapporter, kopier av minutter mm er noen av de effektive metodene for intern kommunikasjon.

Med hensyn til kommunikasjon er det seks typer søk og spørsmålet har bestemte svar. De er:

Hvorfor?

Uten kommunikasjon, både intern og ekstern, kan ingen organisasjon bygges opp og kjøre.

Når?

Før meldingen er lekket ut gjennom andre kilder.

Hva?

Ingenting bør skjules om saker av felles interesse. Ingen hemmelighet, virkelig, kan til slutt bevare seg. Det er derfor bedre å ikke skjule noe for de ansatte, med forbehold om noen unntak.

Hvor?

Kommunikasjon kan foregå konfidensielt mellom to i en liten gruppe i et kammer, eller åpent på et møte eller en konferanse mellom $ stort antall personer eller på et offentlig møte.

Hvordan?

Det må gjøres ved å bruke et slikt medium som er forståelig av kommunikatoren og kommuniserer begge. Visuell kommunikasjon med bilder er meget egnet for analfabeter. Det er mange hindringer for effektiv kommunikasjon, for eksempel språk, støy, status osv.

Hvem?

De felles målene for organisasjonen må kommuniseres til alle i organisasjonen slik at alle kan identifisere seg med organisasjonen.

Mekaniske enheter:

Det finnes forskjellige maskiner eller arbeidsbesparende enheter som brukes til intern kommunikasjon:

(a) Oral-Inter-com telefonsystem, diktafon, pneumatiske rør, etc.

(b) Skriftlig-skrivemaskin, dupliseringsmaskiner, etc.

(d) Signalering-Ringende klokker, buzzere, røde lys etc.

Ekstern kommunikasjon:

Ekstern kommunikasjon er viktig for å gjennomføre aktivitetene og for utviklingen av enhver organisasjon, handel eller ikke-handel. Dette er nødvendig for å utvide og forbedre PR og også for å styrke goodwill og prestisje. Ulike annonsemetoder er ment for kommunikasjon. Publisering av rapporter, tidsskrifter, etc. er også en annen teknikk. Ekstern kommunikasjon kan være muntlig, skriftlig og visuell.

Mekaniske enheter:

Det finnes forskjellige maskiner eller arbeidsbesparende enheter som brukes til ekstern kommunikasjon:

(a) Oral-Telefon med stammen, kabler etc.

(b) Skrive-skrivemaskin, duplikeringsmaskiner, teleskriver (telex-systemet), etc.

Faktisk er TV en lyd-visuell teknikk.