11 Prinsipper som styrer myndigheten
Noen av de grunnleggende prinsippene som styrer myndighet er som følger:
1. Myndighet bør være samvittig med ansvar:
Hvis en underordnet har ansvar for å utføre en oppgave, skal han også få myndighet til å gjøre det. Og når autoritet er delegert, blir underordnet ansvarlig for å gjøre jobben.
Siden både autoritet og ansvar er opptatt av samme oppgave, er det rimelig at de to er sammentrekkende, dvs. begge strekker seg til like lengder. 'Myndigheten skal alltid delegeres lik ansvaret'. Dette er misforståelse.
En person kan aldri bli gitt akkurat så mye myndighet som arbeidet han er tildelt. Enkelte myndigheter må alltid holdes tilbake og bør ikke delegeres. For eksempel, dersom personaldirektøren delegerte ansvaret for lønnssaker til lønnsleder, må han alltid holde myndighet for overordnet planlegging, organisering, koordinering, motivasjon og kontroll med hensyn til lønnssaker. Myndigheten bør stå i samsvar med ansvaret.
2. Tildeling av oppgaver i forhold til forventede resultater:
Det er en viktig retningslinje for effektiv delegering, siden den hviler på forutsetningen om at målene er satt opp for å oppnå dem. Prinsippet bidrar videre til å minimere farene ved å delegere for mye eller for liten autoritet. Myndigheten delegert til en leder bør være tilstrekkelig nok til å oppnå de forventede resultatene av ham.
3. Ansvar kan ikke delegeres:
Ved å delegere myndighet kan en leder ikke frigjøre seg fra sin egen forpliktelse, men øker sitt ansvar. Han vil nå være ansvarlig overfor sin overordnede for sine underordnes handlinger også. Det ultimate ansvaret for gjennomføringen av oppgaven er hans (lederens) selv om det har blitt tilordnet en underordnet.
4. Enhet av kommando:
Det bør eksistere en kommandoenhet i den forstand at en ansatt skal motta ordrer og instruksjoner fra en overordnet. Flere overordnede forsøker nesten innsatsen for å få de riktige tingene fra folket, men dette gir sjanser for å knuse plikter, misbruke myndighet og unngår ansvar. "En sjef for en mann" burde være regelen.
5. Plikter bør ikke overlappe:
Overlapping av arbeidsoppgaver kan sette en person i en uholdbar stilling og er en sikreste måte å skape sammenstøt mellom de to personene. Nettoresultatet av overlappende arbeidsoppgaver er at arbeidstakersamarbeidet er vanskelig å få for å oppnå mål fastsatt av ledelsen.
6. Organisasjonshull bør unngås:
Det er organisatoriske hull når visse plikter må utføres, men ingen er ansvarlig for dem. Som plikten som er "gapped" er nødvendig for organisasjonen, blir folk frustrert når de finner at de ikke har noen til å stole på for å få dette nødvendige arbeidet utført og deres eget arbeid blir forsinket eller hindret på grunn av dette.
7. Bestemmelse av autoritet og ansvar:
For å gjøre en delegasjon effektiv, er det først og fremst å gi klar autoritet til underordnet med en bestemt oppgave. Den grunnleggende ånden til delegasjonen ville bli frustrert dersom delegatøren ikke kan utøve og hevde myndighet og er pålagt å henvise spørsmål og problemer til sine respektive delegatorer, nå og da. Så dette bør unngås. Det kreves videre at myndigheten delegeres og oppgavene som er tildelt delegaten må være bred nok til å oppnå målene som er satt opp for dem.
8. Myndighet til å delegere:
Delegatoren under alle omstendigheter burde vite at han har den nødvendige myndighet til å delegere fordi det er han som vil være ansvarlig og ansvarlig overfor sin overordnede og ikke hans underordnede til hvem delegasjonen er gjort. Delegasjonen for å være effektiv må være godt definert med klarhet på ansvarsområdet.
9. Etablering av mål med intelligent planlegging:
Det skal bemerkes at arbeidet med delegering ikke skal begynne før målene eller målene er lagt ned, uten at delegasjonen blir vag og kan føre til kaos.
10. Fri informasjonsflyt:
For å gjøre delegasjonen effektiv, er fri flyt av informasjon også av stor betydning. Siden overordnet ikke delegerer all sin autoritet til å avskaffe sitt ansvar, bør det være uavbrutt informasjonsstrøm og gjensidig forståelse mellom overordnet og underordnet, slik at autoriteten kan tolkes riktig og beslutninger kan tas uten forsinkelse.
11. Unntak prinsipp:
En leder delegerer autoritet til underordnet, slik at han er lettet over overbelastningen (som han mener skal videreføres til underordnede) eller å presse beslutningsprosessen så nær som mulig for informasjon og handling.
Dette prinsippet innebærer at bare i unntakstilfeller og omstendigheter skal delegaten henvise sine problemer oppover for vurdering og avgjørelse fra overordnet. Det forventes at delegatene i andre tilfeller vil gjøre sin myndighet riktig og gjøre alle avgjørelsene innenfor hans myndighets omfang.
I lys av ovennevnte diskusjon kan det konkluderes at de ovennevnte prinsippene, dersom de følges som retningslinjer under delegerende myndighet, sikkert vil hjelpe til med å oppnå formålet med delegering.