Post Project Evaluation

Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: - 1. Betydning av postprosjekt evaluering 2. Mål for postprosjekt evaluering 3. Prosess 4. Observasjoner 5. Rapport 6. Handlinger.

Innhold:

Betydning av Post Project Evaluation
Formålet med Post Project Evaluation
Prosess av postprosjekt evaluering
Observasjoner i Post Project Evaluation
Rapporter om Post Project Evaluation
Handlinger som kommer ut av postprosjektvurdering

1. Betydning av postprosjekt evaluering:

Etterprosjekt evaluering representerer vurdering av prosjektet etter ferdigstillelse, analyse av det faktiske, i forhold til de anslåtte estimatene med hensyn til tid, kostnads- og kvalitetsspesifikasjoner. Evalueringen inkluderer undersøkelse av avvikene per komponent i prosjektmålene (og innenfor slike bestanddeler, viktige elementer av avvik) som fører til vurdering av den generelle situasjonen.

Prosjektvurderingen er forhåndsevaluering av estimater / prognoser mv som planlagt i det foreslåtte prosjektet, som bidrar til å ta en beslutning for eller imot slike investeringer.

Postprosjekt evalueringen er derimot revisjon og vurdering av den faktiske i forhold til prosjektbudsjettene, basert på hvilket prosjektet ble lansert og fullført. Mens "vurdering" inneholder estimater for fremtiden, er "evalueringen" å finne "verdsettelsen" av det som har skjedd praktisk talt.

I India utføres en slik evaluering av mange regjeringsprosjekter av :

en. Program Evalueringsorganisasjon (PEO) for å evaluere arbeidet med fellesskapsutviklingsprosjekter,

b. Kontorets leder og revisor-generalsekretær for offentlig sektorprosjekter.

Postprosjektevalueringen skal være åpen og modig i å avsløre og analysere fakta. Internasjonale finansinstitusjoner som Verdensbanken har lagt vekt på evalueringen av postprosjektet, da resultatet av en slik evaluering er svært nyttig for bistanden og håndteringen av mulige fremtidige prosjekter.

2. Målet med Post Project Evaluation:

Ved prosessen med gjennomføring av et prosjekt, er prosjektets eier, finansieringsinstitusjonen involvert i prosjektet og prosjektledelsen alle beriket med rikelig erfaring, som også entreprenøren ansatt til prosjektet. Målet med evalueringen av prosjektet etter ferdigstillelsen er å lære av slik erfaring.

Nærmere informasjon om slik evaluering kan tolkes og brukes på ulike måter i henhold til perspektiver av bekymringene som er interessert i prosjektet. Det grunnleggende målet er imidlertid mulig bruk av verdifull kunnskap og erfaring samlet fra ferdigstillelsen av prosjektet.

Prosjektets eier samt prosjektledelsen er ved ferdigstillelse av prosjektet utstyrt med en informasjonsbutikk den uvurderlige databasen som kan beholdes for mulig fremtidig bruk.

Finansinstitusjonen kan fra evalueringen av prosjektprosjektet finne svakheten i prosjektvurderingen i utgangspunktet og / eller mangel på nødvendig overvåking av seg selv under gjennomføringsprosessen mv. Og dermed modifisere sin utlånspolitikk for fremtiden.

En entreprenør kan oppnå sine planlagte mål, men har dermed alvorlig økonomisk tap på grunn av utilstrekkelighet i budgivningen, og ved postprosjekt evaluering kan han utnytte sin erfaring og ta nødvendige beskyttelsesforanstaltninger i budet for fremtidige prosjekter.

Det fremgår av det ovenstående at det grunnleggende målet er å registrere funnene fra evalueringen, slik at observasjonene kan gi stor hjelp i fremtiden.

Målene for postprosjekt evaluering inkluderer også behovet for vurdering av situasjonen ved gjennomføring av prosjektet, da en slik evaluering kan vise behovet for noen korrigerende tiltak.

3. Prosess av postprosjekt evaluering:

Til tross for alle de nyeste verktøyene og teknikkene og hjelper fra et sofistikert automatiseringssystem, er sporrekorden for større og komplekse prosjekter generelt dårlig. Det finnes endeløse tilfeller der det er langt ut av budsjettene når det gjelder gjennomføring av prosjektene.

I lys av dette er evalueringen av postprosjektet enormt viktig.

Prosessen med en slik evaluering kan utføres i to faser:

(a) Kort tid etter prosjektets fullføring; og

(b) Etter utløpet av ca. to år siden prosjektets gjennomføring.

(A) Evaluering kort tid etter prosjektets gjennomføring:

Evalueringsprosessen kan utføres ved spørsmålstegn og inkludere:

Jeg. Hva har skjedd i faktisk?

ii. Hvordan står det faktiske forholdet i forhold til forventede estimater?

iii. Hvilke områder viser variasjoner?

Slike avvik skal lokaliseres og undersøkes individuelt områdevis. Dette skyldes at betydelig ugunstig variasjon i et område kan være avregning med gunstige avvik i andre områder som fører til ubetydelig forskjell mellom totalene av faktiske og estimater. Analyse av små variasjoner innen 7-8 prosent kan unngås.

iv. Hva er årsakene til slike avvik og:

(1) Hvor mye av det var uunngåelig og hvordan?

(2) Hvor mye av det var unngås:

(a) Hva er årsakene til slike unødvendige avvik?

(b) Hva annet kunne vært gjort?

(B) Evaluering etter utløp av ca to år etter ferdigstillelse av prosjektet: Spørsmålene inkluderer:

en. Hvorvidt målet med hensyn til den planlagte teknologien er oppnådd, f.eks. Kvaliteten, kapasiteten til anlegget etc.?

b. Hva er årsakene til mangler, hvis noen, som evaluert i (1) ovenfor. Årsakene til mangler kan inkludere mangler i anleggsoppsettene, maskinene installert, standarden på innganger etc.

c. Hva annet kunne vært gjort for å unngå manglene nevnt som i (2) ovenfor?

d. Hvorvidt markedsandelen som planlagt i prosjektet blir oppnådd? Hvis ikke, hva er årsakene til at målet mangler?

I tillegg bør evalueringsprosessen også være rettet mot vurdering av nødvendige korrigerende tiltak.

4. Observasjoner i Post Project Evaluation:

Med tanke på prosjektets volum og kompleksitet vil observasjonene i etterprosjektevalueringen variere, men generelt kan slike observasjoner grupperes i to kategorier:

(a) Suksess i prosjektgjennomføring, og

(b) feil i prosjektet gjennomført,

(a) Suksess i prosjektgjennomføring:

Suksessen som ble avslørt i evalueringen, måles i henhold til de ulike perspektiver som angår interessene som er interessert i prosjektet, og kan identifiseres som:

Jeg. Prosjekt eier:

Prosjektets eier vil gjerne kalle det en suksess når den faktiske økonomiske resultatene til prosjektet er i samsvar med forventningene fra prosjektet. Han kan ha noen mål for prosjektet under ermene som å gå ut for et "offentlig problem", og dermed er den økonomiske utviklingen hans viktigste målestokk for å måle suksessen.

ii. Finansinstitusjon:

Finansinstitusjonen ordner langsiktig finansiering for prosjektet vil måle suksessen i henhold til rettidig innløsning av lån og renter fra prosjektet i henhold til vilkårene for utlån.

iii. Prosjektledelse:

Prosjektledelse vil måle suksessen i forhold til prosjektimplementasjonen i forhold til prosjektmålene. Prosjektledelsen er interessert i å ha de faktiske kostnadene, tidsperioden og tekniske spesifikasjoner som oppnås i prosjektbudsjettene som avtalt og godkjent.

iv. Prosjektentreprenør:

Til entreprenøren blir suksessen i prosjektimplementasjonen reflektert av den økonomiske fordelen som er avledet fra tjenestene som ble utført ved gjennomføring av prosjektet.

v. Samfunnet generelt:

Suksessen ved gjennomføring av et prosjekt vil bli målt av samfunnet, spesielt for de innbyggerne som omgir prosjektet, av de tjenester som tilbys og / eller bekvemmeligheten er fornøyd med, for eksempel i helse, utdanning, vei, bro etc.

(b) Feil i prosjektgjennomføring:

Det er tilfeller der prosjektet har blitt gjennomført, bestilt og kjører, men ved prosjekttesting ser det ut til at det er et prosjektoverskridende av en alarmerende størrelse. Slike tilfeller regnes som feil i prosjektgjennomføring.

Prosjektoverskridelser inkluderer både faktisk tidsløshastighet mye over prosjektplanen - og også den faktiske kostnadsoverskridelsen i forhold til anslått kostnad. Tilfeller av slike overganger er mange (spesielt i offentlig sektor!).

Detaljer om slike overganger ved noen få prosjekter er produsert nedenfor:

[Kilde: Studie notat 6: Prosjektkostnadsvurdering fra prosjektledelse og kontroll av Institutt for kostnads- og arbeidskonsulenter i India.]

De vanlige årsakene til prosjektoverskridelser notert i løpet av evalueringen er beskrevet nedenfor:

(A) Feasibility / detaljert prosjektrapport (DPR). Utførelsesrapporten og / eller (DPR) inneholder :

Jeg. under-estimert prosjektplan og prosjektkostnad;

ii. mangel på tilstrekkelig dekning for inflasjon og / eller valutakurser, mulige ugunstige valutakursendringer;

iii. Overestimering av inntekt / markedsandel.

(B) Teknologi valg:

Jeg. endring i engineering og design;

ii. eierstyring indusert kursendringer;

iii. teknologisk forandring, som fører til forældelse i teknologi.

(C) Kontraherende:

Jeg. entreprenørens ekte problemer;

ii. dårlig definert og administrert kontrakt;

iii. entreprenør er tilknyttet prosjektets eier.

(D) Prosjektorganisasjon:

Jeg. mangel på integrering av prosjektorganisasjonen, arbeidet og folket;

ii. mangel på klart definert struktur som fører til problemer med myndighet, ansvar, kommunikasjon og koordinering.

(E) Stedsbetingelse:

Jeg. Uønsket stedstilstand, inkludert problemer opprettet av lokalbefolkningen.

(F) Uforutsette vanskeligheter:

Årsakene til overgangen som er beskrevet ovenfor, indikerer at prosjektledelsen har forholdsvis mindre for å bidra til en slik overkjøring. I virkeligheten har prosjektrapporten, inkludert prosjektanalyser, hatt en tendens til å fokusere hovedsakelig på de økonomiske og finansielle aspektene. Følgelig kan andre områder som tildeling av kontrakten, kontraktsadministrasjon mm, som får mindre betydning i prosjektrapporten, føre til alvorlig overskridelse.

Merk:

Observasjoner i etterprosjekt evaluering er nødvendige og kan være av uvurderlig veiledning for fremtidige prosjekter. Når slike vurderinger systematisk registreres og gjøres tilgjengelige gjennom institusjoner og samfunn, kan vi utvikle eksempler på modellprosjekter og i stor grad unngå spild av ressurser.

Det finnes en rekke institusjoner / samfunn i verden for prosjekt- og prosjektledelse av store prosjekter.

Noen av disse er:

Jeg. The American Society for Macro-Engineering.

ii. Large Scale Programs Institute, USA

iii. Prosjektledelse Institute of US

iv. Major Projects Association i Storbritannia

v. Mitsubishi Research Institute, Japan.

vi. Japan Prosjekt Industrirådet.

vii. Engineering Advancement Association of Japan.

viii. Spansk samfunn for makro-ingeniørfag.

ix. Project Management Forum of Australia.

5. Rapport om postprosjekt evaluering:

Rapporten om evalueringen av postprosjektet bør markere store hindringer som står overfor i prosessen med gjennomføring av prosjektet, og om slike hindringer kunne vært unngått ved å ta alternative skritt. Rapporten skal også inkludere årsakene til avvik i forhold til tid og kostnad - slike avvik er mer enn ti prosent av de estimerte estimatene.

Det er også nødvendig at vurderingsrapporten, med tanke på den betydelige overskridelsen, foreslår korrigerende tiltak, inkludert gjennomgang av økonomisk levedyktighet.

Kort format av slik rapport med det vanlige innholdet er produsert nedenfor:

(For god orden skyldes evalueringsrapporten også av prosjektlederen med datoen.)

A. Observasjoner:

Jeg. Aktiviteter og sekvens av slike aktiviteter som faktisk fulgt i gjennomføringen av prosjektet mot budsjettert prosjektplan.

ii. Tid brukt og kostnad påløpt pr. Aktivitet mot budsjettet. Detaljer om prisøkning i forhold til budsjett.

iii. Årsaker til avvik på mer enn 10% av budsjettet, både med hensyn til tid og kostnad.

iv. Arbeidskraft som:

(1) eget personale; overtid tillatt

(2) tilfeldige arbeidstakere og tredjeparts sysselsetting på kontraktsbasis.

v. store entreprenører utnevnt; om de var tilstrekkelig erfarne og deres forestillinger; kompensasjonene betalt, enten rimelig konkurransedyktig.

vi. Maskineri og utstyr:

(1) Kjøpt

(2) Innleid, med maskintimer ansatt.

vii. Ressurser som kreves for prosjektgjennomføring - om det var tilstrekkelig og var rettidig tilgjengelig, eller rantet og / eller unidlertidig - å øke i rentekostnadene.

viii. Tekniske usikkerheter møttes og alternative skritt tatt.

ix. Sikkerhetsstrategier for risikoområder gjennomført.

x. Effekt av eksterne faktorer - f.eks. Pris, ny regulering (er), politisk forstyrrelse, fellesskapsfaktorer etc. - og deres konsekvenser.

xi. Interferens av prosjekteiere.

B. Forebyggende tiltak foreslått:

6. Handlinger som oppstår uten postprosjekt evaluering:

Postprosjekt evalueringen inneholder også forslag til korrigerende tiltak, som kommer ut av en slik evaluering. Funnet og de relevante forslagene vil variere fra tilfelle til sak. Etter at prosjektet er fullført og eiendelene er bygget opp, oppnås den grunnleggende suksessen til prosjektet ved generering av økonomi alene, slik at den kan overleve sitt liv.

Prosjektet når det er implementert, kan være en kilde til sysselsetting, kan levere behovene til et bestemt marked eller føre en rolle for å utvikle andre små og tilknyttede næringer. Men faktum er fortsatt at det skal være til nytte for å overleve og opprettholde. Med dette målet i betraktning vil forslagene til de avhjelpende tiltakene avhenge av behovet som er visualisert i evalueringsprosessen.

De sannsynlige mulighetene for slike tiltak er:

A. Mulige tiltak når etterprosjekt evaluering finner prosjektet overskredet

Overskridelsen øker prosjektkostnadene og påvirker den økonomiske lønnsomheten som:

Jeg. Det øker kostnaden for sysselsatt kapital;

ii. Det øker avskrivningskostnadene; og

iii. Det fører til tap av "salg".

Under denne situasjonen, når økningen i prosjektkostnaden skyldes andre årsaker enn operasjonelle ineffektiviteter i prosjektgjennomførelsen, slik det kan avsløres uten evaluering, bør forslagene være å øke produktprisene - i den grad markedet kan absorbere. Kostnadene for ineffektivitet bør ikke overføres til kundene, unntatt selvfølgelig når markedet kan bære økningen i prisen!

Poengene å merke seg før en slik handling er:

Jeg. Justering i priser bør kun skje etter at en fersk markedsanalyse gjennomføres.

ii. Etter overløpet lander prosjektet på en annen finansiell struktur enn detaljene nevnt i DPR. Etterprosjekt evalueringen kan foreslå et offentlig emisjon av "Rettigheter" -andeler / obligasjoner etter å være berettiget, som sådan, ved en ny lønnsomhetsberegning og kontantprognose.

B. Mulige tiltak når etterprosjekt evaluering finner behovet for ny teknologi :

Det kan kreves import av teknologi for nødvendig og lønnsom utnyttelse av prosjektet som allerede er gjennomført. Situasjonen kan være et resultat av usikkerheten til teknologien som ble vurdert eller på grunn av teknologisk forverring.

Den ekstra teknologien som anbefales, kan være for:

Jeg. utvidelse av kapasiteten som kreves for å møte lønnsomheten '

ii. utvikling av biprodukt / leddprodukt; eller

iii. behov for markedet.

Målet er økonomisk bruk av infrastrukturen som allerede er bygd inn.