5 hovedendringer som trengs for å etablere et effektivt forretningsinformasjonssystem

Hovedendringer som trengs for å etablere et effektivt forretningsinformasjonssystem er oppført nedenfor:

Den grunnleggende tilnærmingen til informasjonsteknologi må endres, og IT-rollen må omdefineres for å etablere effektive forretningssystemer.

I tillegg må IT-infrastrukturen støttes av bedriftsnivåendringer. Noen av endringene som vises overhodet er som følger:

1. Informasjon som en ressurs:

Bedriftsinformasjon har lenge blitt behandlet som et minne for å holde oversikt over transaksjoner. Virksomheten må se det som en bedriftsressurs og må være villig til å utvikle denne ressursen og oppdra den med oppriktighet.

Ledere må lære å gjenkjenne det som en kilde til konkurransedyktig styrke og forfølge aktivt å generere en informasjonsbank av bedriften.

Holdningen til bedriftsforetakene mot informasjon er godt reflektert i regnskapsmessig behandling av kostnaden for å generere informasjon. Utgifter til generering av informasjon har hittil blitt behandlet som bekostning snarere enn investering. Selv om regnskapsorganene nå begynner å gjenkjenne den langsiktige bruken av informasjon, behandler en bedrift fortsatt utgiftene som bekostning.

Hovedårsakene til denne regnskapsmessige behandlingen er at a) at de fleste fordelene fra informasjonssystemer er immaterielle, og b) det er usikkerhet om kvantefordelen som bedriften kan motta fra informasjonsressursen. Vanskelighetene ved å sikre objektive og pålitelige verdsettelsesmetoder har gjort regnskapsførere følge konservatismepolitikken i denne forbindelse.

2. Informasjonen må styres:

Det er nødvendig at informasjonen forvaltes ettersom andre eiendeler forvaltes i et bedriftsforetak. Organisasjonsstrukturen må endres for å gi en organisasjonsenhet, for eksempel informasjonsavdeling eller informasjonssenter ledet av Chief Information Officer (CIO). CIO vil ha ansvaret for å definere informasjonsstrategier, arkitektur, bruk, standarder og levering av informasjonsressurs.

Informasjonsstrategiene skal defineres i tråd med bedriftens overordnede strategiske plan. CIO må være ansvarlig for å identifisere de mulighetene IT kan tilby til ledelsen for en vellykket implementering av de brede forretningsstrategiene.

CIO skal også være ansvarlig for utformingen av arkitekturen til IT-infrastrukturen. Arkitekturen skal defineres etter forutgående konsultasjon med ulike brukere av informasjonsressursen.

Tilgang til informasjon skal sikres og reguleres. Informasjonen må flyte til de som har rett til å bruke den og må reguleres av prosedyrer på en slik måte at andre ikke får tilgang til informasjon.

Utnyttelsen av informasjonsressursen må overvåkes med forsiktighet, og det bør forsøkes å sikre sikkerhet og personvern i informasjonen. Etablering av tilgangskontrollprosedyrer bør være en del av ansvaret for CIO.

CIO skal etablere standarder for maskinvare, programvare, databaser og kommunikasjon gjennom hele organisasjonen. Dette vil sikre intern organisering av informasjonssystemressurser.

CIO er også ansvarlig for at informasjonen som er tilgjengelig i bedriften leveres til brukere uten noen barriere. Dette sikres ved etablering av systemer som leverer informasjon til brukere. Brukeropplæring er også et effektivt kjøretøy for informasjonsflyt, og CIO er ansvarlig for brukeropplæringen på informasjonssystemer.

Siden CIO vil være ansvarlig for å utvikle informasjonsstrategier, er det nødvendig at stillingen til CIO i organisasjonshierarkiet er ganske høy, ikke under det første laget av mellomnivåstyring. CIO skal direkte rapportere til konsernsjef i virksomheten.

3. Informasjon må deles:

Bedriftsforetak som ønsker å tappe fordelene fra bedriftsinformasjonssystemer, må forplikte seg til å dele informasjon. Informasjonsformen er slik at deling av informasjon gir verdi for det.

Den høye forløpshastigheten garanterer at informasjonen deles for effektiv utnyttelse. Deling innebærer selvsagt risikoer for misbruk, og et system for kontroll må etableres for å unngå misbruk av informasjonen.

4. Forpliktelse til opplæring av personell :

Opplæring av personell er like viktig for å sikre at de potensielle fordelene med IT nytes. Brukerne må være opplært til å bidra til et utdrag fra informasjonsgrunnlaget. Designerne av forretningssystemer må trent til å jobbe med ny teknologi. De fleste brukerne finner at deres uvitenhetsnivå ikke faller ned ettersom IT-infrastrukturen endres raskt.

Det er også tilfelle med IT-profesjonelle som finner det vanskelig å takle de raskt skiftende teknologiene. Det er derfor avgjørende at bedriftsforetakene må forplikte seg til å gi opplæring til sitt personell.

Denne videreutdanningen er ikke bare nødvendig for ny teknologi og nye informasjonssystemer, men også for å gi kompetanse for å arbeide tett med andre brukere av informasjon.

5. Toppledelsens forpliktelse:

En annen viktig endring som er nødvendig for suksess for forretningssystemer, er forpliktelse fra toppledelsen for bruk av informasjonsteknologi. Forpliktelsen er nødvendig ikke bare når det gjelder allokering av midler til IT-infrastrukturen, men også når det gjelder overordnet støtte til virksomhetsinformasjonssystemprosjekter.

Dermed er det ikke alene det som holder fast i problemene med å endre forretningsscenariet. Det er behov for å omdefinere IT-rollen i virksomheten. Det er også nødvendig å skape endringer i IT-infrastrukturen. Hele tilnærmingen til IT-infrastrukturen må forandre seg, og om nødvendig må næringslivet også skifte for å tillate IT å ta opp sin nye rolle i virksomheten.