Personale retningslinjer: 6 trinn brukes til å formulere personellpolitikk

Seks trinn som brukes til å formulere personalepolitikk er som følger: (i) Samle informasjon (ii) Miljøstudie (iii) Undersøkelse av alternativ politikk (iv) Komme godkjenning av forslag til politikk (v) Vedta og lansere politikk (vi) Vurdere politikken.

Politikkene er formulert av ledelsesbeslutninger. Hver politikk innebærer således ulike stadier av beslutningsprosessen.

En politisk beslutning er det ledende prinsippet som brukes igjen og igjen over en betydelig tidsperiode. Derfor bør det tas behørig forsiktighet for å ta en politisk beslutning eller å formulere en policy.

Ved utformingen av personellpolitikk er det første trinnet å spesifisere klart områdene som trenger politikk. Politikken er nødvendig på ulike områder av personellstyring som rekruttering, ansettelse, opplæring, fiksering av lønn, plassering, overføring og forfremmelse, ytelsesvurdering, velferd etc. For å formulere politikk innenfor områder kan en komité bli satt opp .

Utvalget vil gjennomgå følgende tiltak for å formulere personalepolitikk:

(i) Samle informasjon :

Faktaoppdagelse blir vanligvis delegert til spesialister som gjennom intervjuer og konferanser samler inn data fra og utenfor organisasjonen. Fakta skal være pålitelig, mangfoldig og kvalitativt flott.

Når etterforskningsfasen er over, bør policyutvalget ha en sikker grunn til å gå videre i denne saken. Utvalget bør også være oppmerksom på følgende faktorer:

(a) Arbeidslovgivning:

Landets lover generelt og arbeidslovgivningen gjelder særlig de ulike aspektene av personellforhold. Politikk bør være i samsvar med landets lover.

b) sosiale verdier og skikker

Dette er de aksepterte adferdskodeksene til ethvert fellesskap som en policy bør ta hensyn til.

(c) Ansattes ønsker:

Personalepolitikken reflekterer intensjonene i personellstyringen i selskapet. Disse intensjonene skal sikte på å tilfredsstille håpet og ambisjonene til de som jobber i organisasjonen.

(ii) Miljøstudie:

Politikkutvalget bør nøye analysere informasjonen som er tilgjengelig med den. Hele informasjonen kan deles inn i det interne miljøet og det eksterne miljøet, internmiljøet omhandler fysiske ressurser, menneskelige ressurser, organisasjonsstruktur, arbeidstakerforvaltningsforhold, arbeidskraftinvestering, verdier mv.

Eksternt miljø er knyttet til sosiale, politiske, økonomiske og teknologiske forhold i landet. Overvåkning og forutsigelse av miljøendringer er viktig for policyformulering. Dette vil bidra til å identifisere alternative retningslinjer.

(iii) Undersøkelse av alternative retningslinjer:

Politikkutvalget skal utforme alternative politikker og undersøke dem når det gjelder deres bidrag til organisasjonsmålene. Det endelige valget av politikken bør gjøres med aktiv deltakelse av de som bruker og lever med resultatet det gir. De som har lagt inn sitt bidrag på forslaget og faktafasen, vil bli forpliktet til det.

Mulighet for oppadgående kommunikasjon bør gis til ansatte for å svare konstruktivt på politikken. Dette vil gi en mulighet til å måle deres tenkning. Ledelsen kan med rimelighet forvente at de som ikke har vitnet mot den foreslåtte politikken, vil overholde den. Hvis en gruppe medarbeidere ikke er overbevist, bør ledelsen vurdere deres synspunkter i detalj.

(iv) Få godkjenning av forslag til politikk:

Policyformuleringskomiteen skal rapportere til konsernsjefen sin vurderte oppfatning om å integrere medlemmernes vurderinger og funn. Personaleansvarlig har en sentral rolle å spille i denne saken. Han kan være den viktigste talsmannen til komiteen; han bør ta tilstrekkelig forholdsregel for å sikre riktig timing og presentasjon av rapporten slik at topplederne finner det akseptabelt.

(v) Vedtak og lanseringspolitikk:

Myndigheten som kreves for å vedta og starte en policy, hviler definitivt på toppledelsen. Den øverste ledelsen alene kan avgjøre om policyen tilstrekkelig representerer organisasjonsmålene eller ikke. Mye ledelse nøl med å frigjøre politikken som er akseptert av dem for frykt for å gjøre forpliktelser. Utgivelse av politikk er viktig med mindre ledelsen ikke betyr hva det later til å bety. En slik situasjon vil skape ikke bare forvirring, men også mangel på tillit til ledelsens uttalte engasjementer.

(vi) Vurdering av politikken:

Representanter for ledelsen som styres av organisasjonens politikk og andre medarbeidere som er berørt av en bestemt politisk beslutning, kan utvikle den erfaringen som er nødvendig for å bedømme hensiktsmessigheten og nytten. En alvorlig vanskelighet med en ny eller revidert politikk skal rapporteres til toppledelsen sammen med de konstruktive forslagene. Den oppadgående kommunikasjonen vil finne sted dersom ansatte har lært at de kan få oppmerksomhet og få tiltak fra høyere ledelse ved å delta på denne måten.